Responsable Scolarité F/H

L'entreprise

GRANDE ÉCOLE D’INGÉNIEURS EN INFORMATIQUE

Fondée en 1984, l’EPITA est une École d’ingénieurs en informatique et en numérique, leader dans son domaine. Elle forme des étudiantes et étudiants dans 8 domaines technologiques tels que l’intelligence artificielle et la cybersécurité.

Dans sa démarche d’innovation permanente, l’École poursuit une approche pédagogique inédite et associe avec excellence enseignement et recherche.

L’EPITA se déploie sur sept campus en France avec ses équipes de recherche et d’innovation pour apporter des réponses innovantes et concrètes aux grands défis technologiques, industriels, économiques et sociétaux.

Depuis 2021, l’EPITA est une société à mission. Sa raison d’être : former des femmes et des hommes en tant qu’acteurs majeurs de la transition numérique de la société.

Avec plus de 10 800 diplômés présents dans plus de 2000 entreprises, l’EPITA offre des opportunités de carrières dans tous les secteurs et dans le monde entier.

Description du poste

Rattaché à la Direction des Scolarités, le Responsable Scolarité pilote l’activité de scolarité du campus et garantit la qualité, la fiabilité et la continuité du service rendu aux étudiants, enseignants et équipes pédagogiques.

Il manage l’équipe de scolarité ainsi que l’équipe en charge de l’accueil et veille à la bonne coordination de leurs activités.

Il constitue le relais opérationnel de la Direction des Scolarités sur le campus.

Ces missions comprennent notamment :

1. Piloter l’activité de scolarité

Le Responsable Scolarité garantit le bon déroulement des processus administratifs et académiques sur l’ensemble des formations du campus.

À ce titre, il :

• Pilote et sécurise les grandes échéances de l’année : rentrées, inscriptions, examens, notes, conseils, jurys et diplomation ;
• S’assure de la bonne application des procédures et règlements de scolarité ;
• Supervise la fiabilité des données étudiantes et académiques dans les différents outils de gestion ;
• Veille à la délivrance des documents administratifs et officiels ;
• Contrôle et prépare des éléments nécessaires aux conseils et jurys et s’assure de la mise en œuvre de leurs décisions (envois mails, courriers) ;
• Remonte les situations administratives particulières à la Direction de la scolarité : césures, démissions, désistements, neutralisations, situations individuelles nécessitant un arbitrage ;
• Garantit la bonne circulation et la traçabilité de l’information.

2. Manager et coordonner l’équipe Scolarité

Le Responsable Scolarité assure le management opérationnel de l’équipe et organise son activité afin de garantir la qualité et la continuité du service.

Il :

• Répartit et priorise les activités en fonction des périmètres, échéances et périodes de forte activité ;
• Fixe les objectifs, accompagne les collaborateurs et suit leur réalisation ;
• Anime les réunions d’équipe et organise les points de suivi nécessaires ;
• Accompagne la montée en compétences et l’autonomie des collaborateurs ;
• Organise les binômes, les relais et la transmission des connaissances afin de sécuriser les processus critiques ;
• Veille à l'harmonisation des pratiques et au respect des procédures ;
• Arbitre les situations opérationnelles et remonte à la Direction des Scolarités celles nécessitant une décision ;
• Organise la continuité de service en cas d’absence ou de changement au sein de l’équipe.

3. Manager et superviser l’accueil

Le Responsable Scolarité assure également le management et l’organisation de l’accueil du campus.

Il :

• Organise et supervise l’activité de l’équipe d’accueil ;
• Garantit la qualité de l’accueil physique et de l’orientation des étudiants, enseignants, intervenants et visiteurs ;
• Veille à la bonne transmission des informations entre l’accueil, la scolarité et les autres services ;
• Définit les modalités de traitement et d’escalade des demandes ;
• Organise la continuité de l’accueil pendant les horaires d’ouverture du campus ;
• Veille à la qualité de service et à l’homogénéité des réponses apportées.

4. Garantir l’organisation pédagogique et administrative

En coordination avec les équipes pédagogiques et les services concernés, le Responsable Scolarité veille au bon déroulement opérationnel des formations.

Il :

• Coordonne l’accueil et l’accompagnement administratif des enseignants et intervenants ;
• S’assure de la bonne articulation entre planification, scolarité et équipes pédagogiques ;
• Supervise l’organisation administrative des examens et le respect des modalités d’évaluation ;
• Veille à la récupération des notes dans les délais et à la fiabilité des résultats ;
• S’assure du suivi des éléments nécessaires aux jurys : stages, international, certifications, mobilités et autres obligations académiques ;
• Identifie les risques ou dysfonctionnements susceptibles d’affecter le déroulement des formations et met en œuvre les actions correctives nécessaires.

5. Assurer la coordination avec les directions et services

Interlocuteur privilégié sur les sujets de scolarité du campus, le Responsable Scolarité travaille en étroite collaboration avec la Direction des Scolarités, la Direction de Site, les Directions de Formation et l’ensemble des services supports.

Il :

• Assure la circulation des informations entre les équipes locales et les directions ;
• Participe aux réunions et instances nécessaires au fonctionnement du campus ;
• Produit les éléments de suivi et de reporting demandés ;
• Alerte sur les difficultés, risques et besoins d’arbitrage ;
• Contribue à la mise en œuvre locale des projets, procédures et évolutions portés par la Direction des Scolarités ;
• Participe à l’amélioration continue des processus et de la qualité de service.

6. Contribuer à la vie du campus

Le Responsable Scolarité participe aux temps forts et événements de l’établissement : rentrées, événements étudiants, Journées Portes Ouvertes et autres événements institutionnels.

Positionnement du poste

Le Responsable Scolarité est garant du fonctionnement global de la scolarité et de l’accueil du campus.

Son rôle est de piloter, coordonner, contrôler et accompagner l’équipe scolarité.

Il veille ainsi à ce que les processus essentiels — examens, notes, outils de gestion, jurys, suivi administratif et accueil — soient maîtrisés, documentés et sécurisés.

• Maîtrise avancée d’Excel, indispensable pour le poste
• Management et animation d’équipe
• Organisation, priorisation et gestion de périodes de forte activité
• Maîtrise des processus de scolarité et de gestion administrative des étudiants
• Capacité à piloter plusieurs formations et échéances simultanément
• Maîtrise des outils de gestion de scolarité et capacité à fiabiliser les données
• Capacité d’analyse, d’arbitrage et de résolution de problèmes
• Excellentes qualités relationnelles et sens du service
• Rigueur, autonomie, réactivité et capacité d’anticipation
• Capacité à travailler avec des interlocuteurs multiples et à rendre compte à une direction

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Ionis Groupe s’engage en faveur d’une politique de recrutement diversifiée, inclusive et équitable afin de favoriser l’égalité des chances. Nous avons à cœur de de privilégier des équipes mixtes en promouvant la non-discrimination en termes de handicap, de mixité sociale, d’égalité des sexes ou encore d’intergénérationnel.

Avantages

• Prime annuelle
• Prime évènement
• Prime de participation
• Ticket restaurant
• Mutuelle avantageuse
• TT : 1 jour par semaine