Responsable service Syndic

Gironde Habitat est l’Office Public de l’Habitat (OPH) départemental de la Gironde. Présent sur un tiers des communes girondines, il gère aujourd’hui 20 500 logements sur des territoires aussi bien urbains que ruraux.

Dans un contexte de demande croissante de logements, Gironde Habitat produit de l’habitat dans une perspective de développement local pour des publics variés – familles, étudiants, seniors, personnes handicapées, personnes en insertion…

Gironde Habitat propose des métiers variés, allant de la construction à la gestion de logements, en passant par leur entretien, comprenant également toutes les fonctions supports qui accompagnent le développement des différentes activités.

• Avantages : Possibilité de télétravail sous conditions, Nombre de jours ouvrés de congés payés supérieur au nombre légal, Prime annuelle, Accord d’intéressement, Possibilité de prise en charge à 100% de l’abonnement transport en commun, carte ticket restaurant, CSE dynamique (Participation aux chèques vacances, arbre de noël, etc.).

Dans le cadre d’une succession, nous recrutons au sein de la Direction des Espaces à vivre un.e Responsable service Syndic F/H en CDI dès que possible.

Placé·e sous la responsabilité directe de la Directrice du Pôle Immobilier, la/le Responsable service Syndic est un acteur clé du Pôle Immobilier et contribue activement aux projets transversaux, au développement des pratiques et à l’amélioration continue des processus.

Il/Elle pilote l’activité du service syndic, assure le management de l’équipe et garantit la qualité de gestion du portefeuille du service, en relation avec les différentes directions de l’entreprise et intervenants extérieurs.

Dans le détail, les missions se déclinent de la sorte :

• Piloter l’activité et garantir la qualité de service
• Garantir la bonne exécution de la gestion et de l’optimisation des portefeuilles sur les plans administratifs, juridiques, comptables, financiers et techniques ;
• Veiller au respect de la règlementation applicable aux copropriétés et à la maîtrise des risques ;
• Assurer le suivi des indicateurs d’activité et met en œuvre les actions nécessaires à l’atteinte des objectifs fixés ;
• Superviser la préparation et le bon déroulement des assemblées générales et le suivi de leurs décisions ;
• Veiller à la satisfaction des copropriétaires et partenaires ainsi qu’à la qualité de la relation clients.
• Manager et développer les compétences de l’équipe
• Animer, fédérer et accompagner les collaborateurs du service dans un esprit de confiance, de coopération et de responsabilisation ;
• Fixer les objectifs individuels et collectifs avec le/la directeur (trice) du Pôle et en assure le suivi ;
• Accompagner la montée en compétences des collaborateurs et favorise leur développement professionnel ;
• Organiser l’activité du service en tenant compte des priorités, des ressources disponibles et des évolutions du patrimoine ;
• Favoriser un climat de travail positif et une dynamique collective.
• Développer les coopérations et contribuer à la dynamique du Service Syndic :
• Développer des relations de travail étroites avec les services qui composent la Direction des Espaces à vivre et ceux de l’Habiter et du Vivre Ensemble afin de garantir une approche coordonnée des projets et des situations rencontrées ;
• Favoriser le partage d’informations, la coopération et les bonnes pratiques avec les autres services de l’Office.
• Représenter le service Syndic auprès des directions internes et partenaires extérieurs ;
• Contribuer à renforcer la culture commune et la cohésion au sein du service.
• Être force de proposition et accompagner les évolutions
• Assurer une veille réglementaire et technique afin d’anticiper les évolutions impactant l’activité ;
• Être force de proposition dans l’amélioration des procédures et des outils ;
• Faire des propositions à la modernisation des pratiques et l’optimisation des méthodes de travail ;
• Participer à la définition de la stratégie de développement de l’activité du service Syndic aux côtés du Directeur (trice) du Pôle Immobilier.

Formation/ Expériences

• Formation supérieure (Bac+3/5) en immobilier,
• Expérience significative en Syndic de copropriété d’au moins 7 ans,
• Expérience exigée en management d’équipe de 3 à 5 ans minimum.

Compétences Requises / Savoir-faire

• Connaissances juridiques et comptables liées aux spécificités de la gestion de copropriétés et de la gestion locative,
• Bases techniques dans le secteur du bâtiment/travaux,
• Animation et encadrement d’équipe,
• Maitrise de la relation clientèle, capacité à négocier,
• Maîtrise des outils bureautiques : Office 365, ses diverses applications intégrées ainsi que la gestion des bases de données.

Savoir-être

• Aisance relationnelle, adaptation aux exigences d’une multiplicité d’interlocuteurs,
• Capacité à s’adapter et à être flexible au sein d’environnements variés pour produire une réponse adaptée,
• Sens du leadership, aptitudes à encadrer et accompagner du personnel, organiser le travail d’équipes,
• Capacité à négocier avec fermeté et diplomatie,
• Rigueur, sens de l’organisation, capacités d’initiative et de décision,
• Sens de l’anticipation et réactivité face aux imprévus.