Secrétaire / Assistant(e) de direction ()

Description de l’offre d’emploi

Dans le cadre d'un remplacement congé maternité et d'un besoin renfort sur un établissement, Avenir Apei recrute un(e) secrétaire / assistant(e) de Direction pour son siège à Carrières sur seine ainsi que pour le Centre Habitat Horizon (CHR).

Le poste est organisé comme un temps plein réparti sur deux activités complémentaires : trois jours par semaine au Siège et deux jours au CHR, situé sur le même site. Les missions diffèrent selon le périmètre d'intervention. Au Siège, l'activité est menée en lien direct avec le Président et la Direction Générale, sur des sujets transversaux à l'association. Au sein du CHR, le poste est placé sous l'autorité de la Directrice d'établissement et contribue au bon fonctionnement ainsi qu'à la vie des différents établissements qui composent le CHR.

Le poste est conçu avec une certaine souplesse dans son organisation. La répartition entre les missions exercées au Siège et celles réalisées au CHR pourra être adaptée en fonction du profil, des compétences et des appétences de la personne recrutée. Celle-ci disposera d'une marge de manœuvre pour définir l'équilibre entre ces deux volets du poste, tout en garantissant la couverture des besoins de chaque structure.

Sous l'autorité de la Présidence et de la Direction générale de l'association, vous avez en charge le secrétariat courant et les différentes tâches administratives liées à l'activité de l'association.

Vos activités principales sont les suivantes :

Pour le Siège :

1- Secrétariat du président

• Gestion et coordination des agendas du Président et de la Direction Générale
• Interface avec les administrateurs, directeurs et partenaires (associations, familles, collectivités, élus, etc.)
• Organisation et suivi des instances associatives : bureaux, conseils d'administration, assemblées générales (convocations, émargement, préparation des dossiers et rédaction des comptes-rendus)
• Préparation des dossiers, rapports et documents de présentation
• Suivi administratif des projets associatifs et organisation des manifestations
• Gestion et mise à jour des bases de données associatives, groupes Outlook et coordonnées des contacts
• Gestion administrative des adhérents et donateurs : campagnes de communication, suivi des données, envoi des reçus fiscaux et courriers de remerciement
• Mise en forme et création de documents sous Word, Excel et PowerPoint
• Recherche et suivi des délibérations et décisions des instances associatives
• Coordination avec le service comptable pour le suivi et la validation des factures
• Gestion des chèques

2- Secrétariat du directeur général

• Gestion de l'agenda du directeur général
• Interface avec les directeurs et les partenaires (administrations, associations, familles, etc.)
• Participation aux réunions de direction générale : ordre du jour, convocation, compte-rendu
• Préparation des dossiers et rapports en collectant et mettant à disposition les documents nécessaires

3 - Communication

• Collaborer à la communication interne et externe
• Collaborer à l'élaboration du magazine interne

Pour le CHR :

• Assurer le suivi administratif des dossiers des usagers en lien avec les chefs de service (avec mise à jour de l'outil IMAGO)
• Préparer les documents nécessaires aux admissions, réorientations ou sorties des personnes accompagnées
• Gérer le courrier entrant et sortant (réception, enregistrement, diffusion, affranchissement)
• Autres tâches administratives à déterminer avec la Directrice établissement

Profil recherché

Compétences en gestion administrative d'une association

Maitrise des logiciels bureautiques

Très bonnes capacités d'expression orale et écrite

Rigueur, dynamisme, sens de l'organisation

Sens de l'anticipation

Aptitude au travail en équipe

Confidentialité et réserve professionnelle

Détails du contrat

• Durée du contrat (en jours) : 330
• Nombre d’heures hebdomadaires : 35

Horaires du poste

• Horaires flexibles