Secrétaire

La Communauté Professionnelle Territoriale de Santé a pour objectif de concourir à l’amélioration de la prise en charge des patients dans un souci de continuité, de cohérence, de qualité et de sécurité, par une meilleure coordination des acteurs qui la composent, au service de parcours de santé structurés, afin de répondre aux besoins de santé de la population locale.

Sous la responsabilité hiérarchique de la gouvernance, travail en binôme avec l’assistante de coordination.

Mission 1 : Accueil téléphonique

• Assurer l’accueil téléphonique de la CPTS

• Identifier l’objet de la demande et le besoin de l’interlocuteur

• Répondre aux demandes de premier niveau

• Orienter les appels vers le bon interlocuteur lorsque cela est nécessaire

• Prendre et transmettre les messages

• Assurer un accueil professionnel et bienveillant auprès des professionnels de santé et partenaires

Mission 2 : Gestion des mails et des sollicitations

• Assurer la réception et le premier traitement des mails

• Identifier les demandes nécessitant une réponse, une transmission ou une action

• Répondre aux demandes relevant du secrétariat

• Orienter les demandes vers la personne ou le professionnel compétent

• Assurer le suivi des demandes jusqu’à leur transmission au bon interlocuteur

• Signaler à la gouvernance les demandes ou informations nécessitant son attention

Mission 3 : Transmission des informations à la gouvernance

• Identifier les informations importantes à transmettre aux co-présidents et/ou aux membres de la gouvernance

• Préparer et transmettre les éléments utiles à leur prise de connaissance ou à leur décision

• Assurer la transmission des messages et demandes nécessitant un arbitrage

• Veiller à la bonne circulation des informations entre le secrétariat et la gouvernance

Mission 4 : Gestion administrative

• Réaliser les tâches administratives courantes de l’association

• Mettre à jour les fichiers et bases de données

• Classer et archiver les documents

• Mettre en forme des courriers, documents et tableaux

• Effectuer des saisies et mises à jour administratives

• Préparer des documents administratifs simples

• Participer au suivi administratif des adhérents et partenaires

• Assurer le classement et l’organisation des documents numériques et papier

• Participer à la préparation matérielle des réunions : convocations, documents, listes, émargements, etc.

• Réaliser toute tâche administrative nécessaire au bon fonctionnement quotidien de la structure

Mission 5 : Appui au fonctionnement quotidien

• Veiller au bon fonctionnement du secrétariat

• Organiser et prioriser les tâches administratives quotidiennes

• Assurer le lien administratif avec certains interlocuteurs de la CPTS

• Apporter un soutien ponctuel à l’équipe et à la gouvernance sur les tâches de secrétariat

Compétences requises pour le poste

Les « savoirs » :

• Connaissance en organisation du système de santé, politiques et acteurs en santé

• Connaissance des professionnels de santé exerçant sur le territoire

• Connaissance opérationnelle du parcours de santé du patient et de ses intervenants

Les « savoir-faire »

• Maîtrise des outils bureautiques courants : Word, Excel, messagerie électronique

• Bonne capacité rédactionnelle

• Bonne organisation administrative

• Capacité à gérer plusieurs demandes et à prioriser les tâches

• Aisance au téléphone

• Capacité à identifier rapidement le bon interlocuteur

• Rigueur dans la transmission et le classement des informations

• Discrétion et respect de la confidentialité

• Capacité à travailler de manière autonome

Les « savoir-être » :

• Sens de l’accueil et du service

• Bon relationnel

• Écoute et diplomatie

• Rigueur et organisation

• Réactivité

• Autonomie

• Discrétion

• Esprit d’équipe

• Capacité à s’adapter à un environnement associatif et professionnel varié

Formation en secrétariat ou domaine équivalent

• Expérience en secrétariat appréciée

• Une connaissance du milieu médical, sanitaire ou des professionnels libéraux serait un véritable atout

• CDD, de mi-octobre à mi-janvier

• Temps complet ou mi-temps

• Du lundi au vendredi, 9h-17h

• Rémunération à définir en fonction des diplômes et de l’expérience

• Localisation : MSP de Craponne-sur-Arzon

Candidature (CV et lettre de motivation) à envoyer avant le 23 septembre

A : coordinatrice CPTS : [email protected]

Tel : 06 33 82 45 30

Entretien : semaine 40 (du 28 septembre au 2 octobre)

Rémunération : à partir de 1 480,27€ par mois

Lieu du poste : En présentiel