Secrétaire

À propos de nous HOVIA est une association reconnue d’utilité publique, engagée depuis plus de 100 ans auprès des publics les plus vulnérables : enfants et familles, personnes en situation de handicap, personnes âgées dépendantes. Présente dans 4 régions, elle regroupe plus de 60 établissements et 1 300 professionnel·le·s au service de 3 200 personnes accompagnées.

Le Foyer et services enfance HOVIA Jambville est composé de quatre services et spécialisé dans la prise en charges des petits (3 à 12 ans) et notamment de fratries. Il accueille 61 enfants et 20 familles confiés à l'Aide Sociale à l'enfance. Une cinquantaine de salariés travaille au sein de la structure.

Dans un environnement chaleureux et structurant, l’équipe pluridisciplinaire accompagne chaque enfant avec bienveillance et attention, en tenant compte de son histoire, de ses besoins et de son rythme. L’objectif : favoriser la reconstruction, l’épanouissement et le développement de chacun, tout en soutenant les liens familiaux et en préparant les étapes futures de leur parcours.

Mission Accueil et communication

• Assurer l’accueil physique et téléphonique et orienter les interlocuteurs.
• Recueillir et transmettre les messages et informations utiles.
• Assurer les échanges avec les partenaires et les services internes.

Gestion administrative

• Gérer le courrier entrant et sortant ainsi que les envois recommandés.
• Assurer le suivi et le classement des documents administratifs.
• Organiser et archiver les dossiers de manière rigoureuse.
• Effectuer les démarches administratives et les relances nécessaires.

Suivi comptable et RH

• Assurer le suivi administratif des factures fournisseurs.
• Participer à la gestion des dossiers individuels des salariés et au suivi des éléments variables de paie.
• Assurer le suivi administratif des sinistres en lien avec les assurances.
• Participer, le cas échéant, à la gestion des caisses.

Appui à la direction

• Préparer et mettre en forme les courriers, documents et dossiers.
• Organiser les réunions, rendez-vous et agendas.
• Contribuer à la préparation des réunions et événements.
• Assurer les prises de contact et relances auprès des interlocuteurs internes et externes.
• Apporter un soutien administratif et logistique à l’équipe de direction selon les besoins.

Travail en équipe et participation à la vie de l’établissement

• Participer aux réunions nécessaires au bon fonctionnement du service.
• Contribuer à la circulation fluide des informations, notamment sur les sujets RH.
• Assurer un suivi régulier des dossiers avec la direction des ressources humaines.

Profil

• Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et savez gérer plusieurs dossiers en parallèle.
• Vous êtes à l’aise dans les échanges avec différents interlocuteurs, à l’oral comme à l’écrit.
• Vous faites preuve de discrétion et de confidentialité, notamment dans le traitement des informations RH.
• Vous êtes autonome, réactif(ve) et savez prioriser les tâches en fonction des besoins.
• Vous maîtrisez les outils bureautiques courants (Word, Excel, messagerie).
• Vous avez le sens du service et appréciez le travail en équipe.
• Vous êtes capable de vous adapter à un environnement où les activités sont variées et où les priorités peuvent évoluer.

Une expérience dans un poste administratif, idéalement dans le secteur social, médico-social ou associatif, est appréciée. Formation de niveau Bac à Bac +2 (assistanat de direction, gestion administrative, RH) ou expérience équivalente. CDD à pourvoir dans le cadre d'un remplacement Référence de l'offre : a8sdmtvcup