Secrétaire de direction bilingue H/F

À propos du poste
Notre bureau d'études, spécialisé dans la conception et le dimensionnement d'ouvrages d'art, bâtiments et construction de téléphériques à matériaux, recrute un(e) secrétaire de direction.

Vos missions : assistanat auprès du gérant

• Assurer un accueil téléphonique avec professionnalisme et courtoisie
• Organiser et gérer la coordination des différents évènements au sein de l’entreprise
• Préparation et compte rendus de réunions / COPIL / comité de pilotage
• Saisir des comptes rendus, rédiger des courriers variés (lettres, présentations…)
• Recherche et aide aux nouvelles embauches.
• Suivi des tableaux d’affaires, vérification, compilation pour le gérant
• Suivi des formations du personnel
• Gérer l'agenda d’entreprise, planifier les rendez-vous, les réunions du gérant
• Gestion et organisation des déplacements du gérant

Vos tâches de secrétariat (exemples, liste non exhaustive)

• Gestion des appels téléphoniques et demandes clients avec professionnalisme et bienveillance
• Assurer la gestion hebdomadaire du courrier, des emails et des communications internes
• Rédaction de documents,
• Maintenir l’organisation des dossiers physiques et numériques (fichiers, classement)
• Tâches administratives diverses nécessaires au bon fonctionnement de la société
• Gestion des heures supplémentaires, des notes de frais, des astreintes, congés, maladie…
• Support à la comptabilité – enregistrement factures.
• Suivre les échéanciers fournisseurs
• Soutenir les chargés d’affaires pour la facturation
• Gestion des relances clients
• Suivi planning du personnel
• Gestion et organisation des déplacements du personnel (réservations, planifications, démarches admin.)
• Suivi des abonnements, des consommables
• Suivi / gestion des véhicules (contrôles - entretiens)
• Gestion de l’ensemble du matériel B&M Eng. (Informatique, logiciels.) Utilisation/ restitution.

Commercial, communication et développement

• Veille Appels d’offres
• Réponse à appel d’offre (suite à formation en interne)
• Recherches outils de gestion et mise en œuvre de ceux-ci
• Post sur LinkedIn, suivi site Web (suite à accompagnement interne)
• Démarches marchés à l’étranger (chambre de commerce, entreprises, ambassades…)
• Participation à la communication interne et externe.
• Proposition pour améliorations, développement (admin, commercial.)- outils et méthodes

Rémunération : 1 050,00€ à 1 110,00€ par mois

Question(s) de présélection:

• Décrivez une situation où vous avez eu accès à des informations confidentielles. Comment les avez-vous gérées ?
• Un collaborateur vous demande une information sensible concernant un collègue ou la direction. Comment réagissez-vous ?
• Comment conciliez-vous les attentes d'un interlocuteur externe et les intérêts de votre employeur ?
• Avez-vous déjà travaillé en support direct d'un dirigeant ou d'un responsable ?
• Avez-vous déjà géré des échanges avec des prestataires ou fournisseurs (devis, contrats, relances) ?
• Combien de tâches ou de sujets différents gérez-vous en moyenne au quotidien ? (numérique ou texte)
• Quel a été votre pic de charge le plus intense dans un poste précédent, et comment l'avez-vous géré ?

Expérience:

• Secrétariat: 3 ans (Requis)

Lieu du poste : En présentiel