Secrétaire de direction H/F

Le Crous de Toulouse-Occitanie est un établissement public administratif qui accompagne la vie étudiante dans les 8 départements (Ariège, Aveyron, Gers, Haute-Garonne, Hautes-Pyrénées, Lot, Tarn, Tarn et Garonne) de l'Académie de Toulouse. Le Crous a pour mission d'accompagner les étudiants dans la réussite de leurs parcours d'études

Il sert 2,7 millions de repas par an par l'intermédiaire d'un réseau de plus de 49 points de restauration. Le Crous propose 11 130 logements au sein de 41 résidences universitaires pour les 152 900 étudiants de l'académie dont 42 000 boursiers. Ses différentes unités de gestion sont réparties dans les départements de la Haute-Garonne, du Tarn, des Hautes-Pyrénées, du Lot et du Gers

Effectifs : 626 personnels répartis dans les différentes unités de gestion et les services.
Domaine d'activité : Opérateur « Vie étudiante »
Missions : Restauration, hébergement, aides financières directes (bourses sur critères sociaux) et aides spécifiques, action sociale, action culturelle et vie de campus.

Le poste est à pourvoir aux services centraux du Crous de Toulouse-Occitanie.
L'assistant(e) de direction est rattaché(e) à la direction générale de l'établissement, il / elle est placé(e) sous l'autorité de la directrice de cabinet.
Effectif du service : 5 personnes : Directrice générale, Directrice adjointe, Directrice de cabinet, 1 Assistante de direction, 1 Secrétaire de direction

Activités principales :

Le ou la secrétaire de direction exécute un ensemble d'activités d'accueil et de secrétariat, au sein du Cabinet, qui concourent au bon fonctionnement de la Direction générale du Crous de Toulouse – Occitanie.
Il/elle est chargé(e) de :

• Accueillir, orienter et renseigner le public.
• Organiser le planning de la direction générale.
• Gérer le courrier.
• Filtrer les sollicitations.
• Traiter (collecter, classer et mettre à jour) et transmettre l'information.
• Organiser des déplacements professionnels.
• Préparer et organiser des réunions.
• Rédiger et saisir des documents numériques et compte rendu-de réunion.
• Classer, archiver.
• Suivre les parapheurs.

Activités secondaires :

• Classer, archiver.
• Suivre la circulation des parapheurs.
• Prendre en charge des dossiers ponctuellement.

Compétences :

• Maîtriser les outils bureautiques
• Avoir une aisance rédactionnelle et relationnelle.
• Savoir prioriser les urgences
• Maîtriser la gestion administrative
• Aptitudes à travailler divers dossiers en simultané
• Modalités d'accueil

Compétences opérationnelles :

• Aptitude à agir dans un cadre défini par la hiérarchie
• Savoir planifier et respecter des délais
• Capacité à rendre compte
• Appliquer des procédures et des règles
• Accueillir et prendre des messages

Compétences comportementales :

• Sens de l'organisation
• Dynamisme et polyvalence
• Rigueur / fiabilité
• Qualités relationnelles
• Disponibilité liée à variabilité éventuelle des horaires de travail
• Réactivité
• Capacité d'adaptation
• Nécessité de confidentialité et de discrétion liées à la nature du poste.