Squire Patton Boggs

Description de l’offre

Sous la supervision de l’archiviste du Bureau de Paris, vous serez amené à gérer les archives et les dossiers pour notre bureau de Paris. Votre tâche principale sera de traiter l’arriéré des dossiers stockés hors site. Vous serez responsable des pièces et de leur conservation, y compris du stockage des dossiers et de leur sort final conformément à la politique générale de gestion des dossiers et des données personnelles et aux calendriers de conservation (politique en matière de dossiers) du cabinet.

PRINCIPALES MISSIONS ET RESPONSABILITÉS

• Procéder au traitement de l’arriéré stocké hors site (relation avec prestataires Tiers-Archiveur et de destruction confidentielle, relation avec les avocats, numérisation, gestion des originaux).
• Procéder au traitement de l’arriéré de dossiers clients stockés en interne.
• Conseiller sur le stockage des informations relatives aux clients et apporter son aide pour les questions de conformité.
• Appliquer et suivre la politique de conservation des dossiers et des données.
• Mettre en œuvre et soutenir toutes les politiques et procédures pertinentes du cabinet et du bureau en matière d’archivage.
• Conserver les documents originaux des clients dans les dossiers des clients et les renvoyer aux clients conformément à la politique d’archivage.
• Détruire les dossiers des clients conformément à la politique d’archivage et aux durées de conservation pertinentes.
• Veiller au respect de la politique en matière d’archives en ce qui concerne les procédures à suivre après la clôture d’une affaire.
• Récupérer les dossiers/informations sur demande.
• Veiller à ce que les dossiers clients soient archivés sous forme électronique chaque fois que cela est possible.
• Gérer le transfert de dossiers vers le stockage hors site si nécessaire.
• Apporter un soutien occasionnel pour les dossiers comportant de nombreux documents, notamment lors de la clôture d’un dossier.
• Former le personnel et les avocats du bureau à la politique d’archivage du cabinet, y compris à la politique de conservation des courriels, au classement des documents électroniques dans le système de gestion des données du cabinet (iManage), aux procédures de clôture des dossiers, etc.
• Participer au groupe de travail « Archivage en cabinets d’avocat » de l’AAF.

Profil recherché

• Diplôme d’études secondaires en archivistique et/ou expériences significatives en gestion des archives au sein d’un cabinet d’avocats.
• Connaissances informatiques de base (suite Office)
• Connaissance d’un outil de gestion électronique des archives
• Anglais parlé.
• Excellente communication écrite et orale.
• Sens aigu du service à la clientèle.
• Une expérience en tant que spécialiste de l’information juridique dans un cabinet d’avocats serait un atout.

Rémunération et avantages

Vous occuperez un poste à temps plein, en CDI, dans un cabinet situé dans le 8ème arrondissement de Paris. Votre rémunération annuelle se situera entre 25 000 et 35 000 euros bruts selon votre profil. Vous bénéficierez d’un jour de télétravail par semaine, d’une mutuelle d’entreprise, d’un contrat de prévoyance, d’un plan d’épargne retraite, de titres restaurant et du remboursement de votre abonnement de transport à hauteur de 50%.