UN.E ASSISTANT.E DE DIRECTION EN 6 mois

Description de l’offre d’emploi

Vous assurez les missions d’assistance et de gestion administrative auprès de Directions opérationnelles de la DGA.

Vos activités

• Assure l’organisation administrative

• Traitement du courrier « arrivé » et « départ » (réception, enregistrement sur le logiciel courrier, diffusion, suivi, classement, archivage)

• Veille sur le respect des délais de réponse aux courriers et des procédures internes (charte, logo, courriers,…)

• Enregistrement et suivi des parapheurs (relecture, mise en parapheur, vérification de la complétude des données, veille à la poursuite des visas)

• Organisation du classement et de l’archivage des dossiers et relai auprès des équipes

• Accueil physique et téléphonique

• Suivi du calendrier, des rétro plannings et des dossiers des instances décisionnelles : Bureaux et Conseils

• Diffusion des informations internes et externe

• Accompagnement logistique des membres de l’équipe (gestion des fournitures, signalement des dysfonctionnement ou besoins matériels, informatiques…)

• Assiste les Directions opérationnelles et les services

• Organisation de l’agenda et prises de rendez-vous,

• Gestion matérielle des réunions (agenda, ordre du jour, réservation de salle, compte rendus, …) :

• Réunions de direction et de service

• Séances de travail avec les élus

• Réunions de coordination internes

• Organisation des déplacements

• Rendre régulièrement compte de son activité et mise en place des outils de suivis de l’activité

• Appui à la gestion administrative des services, aide réactionnelle

• Prise de notes, établissement des comptes-rendus

• Préparation de dossiers spécifiques (recherche et vérification d’informations, photocopie, mise en forme, diffusion et classement)

• Elaboration et renseignement des tableaux de suivi des activités du service/direction (tableau de bord, reporting, indicateur …)

• Assister les Directrices et Directeurs dans leurs relations avec les élus (organisation de réunions

• Participation aux réseaux collaboratifs des assistantes

Profil recherché

Vous êtes titulaire d’un DUT ou d’un BTS en assistanat de Direction ou formation en gestion administrative

Connaissances

Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Internet, PowerPoint, …)

Environnement territorial

Des connaissances en Marchés Publics et en comptabilité des Collectivités Locales seraient un plus

Qualités

Organisationnelles

Relationnelles

Rédactionnelles

Esprit de synthèse, rigueur

Esprit d’équipe, dynamisme

Capacité à travailler en équipe, partage des connaissances, capacité d’adaptation au changement

Discrétion et respect de la confidentialité

Avantages

• Rémunération Statutaire + Régime Indemnitaire,
• Sur une année complète : 25 jours de congés annuels et 22 jours de RTT + 2 jours de fractionnement possibles,
• Poste éligible au télétravail flexible max 2 jours / semaine après une période d’intégration
• Politique interne de formation dynamique
• Cafétaria à disposition des agents

Détails du contrat

• Durée du contrat (en jours) : 180
• Nombre d’heures hebdomadaires : 39

Horaires du poste

• Travail en journée