Workplace Manager

🏢 Workplace Manager

Dans le cadre du regroupement de nos équipes parisiennes, Inqom s’installe dans de nouveaux bureaux de 900 m² en plein cœur de Paris, qui accueilleront également plusieurs entités sœurs du groupe Visma.

Nous créons à cette occasion un poste clé de Workplace Manager.

Rattaché·e à Noémie, vous serez le point de référence du site pour les équipes Inqom, les entités Visma présentes dans les locaux, nos visiteurs et nos prestataires.

🚀 Votre mission

Votre rôle : garantir le bon fonctionnement opérationnel et administratif des bureaux et faciliter le quotidien des équipes qui les utilisent.

🏢 Piloter la vie et le fonctionnement du site

Vous serez notamment en charge de :

• garantir le bon fonctionnement des espaces de travail et des salles de réunion ;
• gérer les accès, badges, équipements, fournitures et commandes ;
• assurer la réception et la redistribution du courrier, recommandés, colis, livraisons, factures et documents ;
• coordonner les interventions de maintenance et piloter les différents prestataires ;
• suivre les contrats, leurs échéances et le budget Workplace ;
• organiser l’accueil des visiteurs et des équipes présentes sur site ;
• structurer les process et anticiper les besoins liés à la vie des bureaux.

🤝 Accompagner les équipes Inqom dans leurs temps forts

Vous accompagnez les différentes équipes Inqom dans la logistique de leurs temps forts et moments d’équipe.

Selon les besoins, vous pourrez notamment prendre en charge :

• la recherche et la réservation de lieux ;
• l’organisation des transports ;
• les commandes ou besoins matériels ;
• la coordination des différents prestataires nécessaires au bon déroulement du rassemblement.

🎉 Coordonner la logistique des événements dans nos locaux

Lorsqu’un événement est organisé dans nos bureaux, vous en assurez la coordination logistique, en lien avec l’équipe organisatrice :

• préparation des espaces ;
• coordination des commandes, repas, livraisons et prestataires ;
• accueil et suivi logistique sur place ;
• présence ponctuelle en soirée, avec fermeture et remise en ordre des espaces à l’issue de l’événement.

🌍 Être le point de contact des entités Visma

Vous êtes également l’interlocuteur·rice de référence sur place des différentes sociétés du groupe Visma amenées à utiliser nos bureaux.

Vous facilitez leur venue et leur utilisation du site : accès, réservation et préparation des espaces, salles de réunion, plateaux-repas, équipements et informations pratiques.

📍 Un poste 100 % présentiel

Le poste est 100 % présentiel à Paris.

Certains événements pouvant avoir lieu en fin de journée ou en soirée, une flexibilité ponctuelle sur les horaires est nécessaire.Vous avez au moins 3 ans d’expérience sur un poste d’Office Manager, Workplace Manager ou dans un environnement similaire.

Vous pourriez être la bonne personne si :

• vous avez une première expérience solide en Office Management, Workplace ou environnement de services généraux ;
• vous savez piloter des prestataires, suivre des contrats et tenir un budget ;
• vous êtes à l’aise dans la coordination de nombreux interlocuteurs et savez faire avancer les sujets ;
• vous êtes très organisé·e, fiable et capable de gérer plusieurs priorités en parallèle ;
• vous avez déjà organisé ou coordonné des événements d’entreprise ;
• vous aimez anticiper les besoins, structurer les façons de faire et améliorer l’existant ;
• vous êtes à l’aise dans un rôle très opérationnel, avec une vraie présence sur le terrain.
• Vous êtes à l’aise en anglais dans un contexte professionnel, notamment pour échanger avec les équipes du groupe Visma.- 1er échange avec notre équipe Talent Acquisition
• 2ème échange avec Noémie, notre Office Manager, en présentiel (1h15)
• 3ème échange avec Romain Legresy, COO & Michael, Chief of Staff, en présentiel
• Prise de référence
• Dernière étape avec Marie, notre Head of People (45 min)