Executive Assistant & Operations Manager

למנכ"ל של קבוצת חברות פרטית הפועלת בישראל ובחו״ל בתחומי התיירות, התעשייה והשירותים המקצועיים דרוש/ה Executive Assistant & Operations Manager לתפקיד מפתח הכולל עבודה ישירה מול המנכ"ל, ניהול אדמיניסטרטיבי ותפעולי, מעקב ובקרה על משימות רוחביות, עבודה מול גורמים בינלאומיים ואחריות על מגוון תהליכים עסקיים, פיננסיים וארגוניים.

התפקיד כולל חשיפה למידע עסקי, פיננסי ומשפטי רגיש, ולכן מחייב דיסקרטיות, אחריות ואמינות ברמה הגבוהה ביותר.

אנו מחפשים אדם בעל יכולות ארגון יוצאות דופן, חשיבה עצמאית, ראייה מערכתית ויכולת מוכחת לגרום לדברים לקרות.

תחומי אחריותניהול משרד המנכ"ל

• ניהול יומן מורכב ותיאום פגישות בארץ ובחו"ל.
• תכנון וניהול נסיעות עסקיות, טיסות, מלונות והסדרי נסיעה.
• הכנת חומרי רקע, סיכומי פגישות ומעקב אחר החלטות.
• ניהול תקשורת שוטפת מול עובדים, ספקים, לקוחות ושותפים.

תפעול ובקרה

• אחריות למעקב שוטף אחר משימות, פרויקטים ולוחות זמנים.
• Follow-up מול כלל הגורמים הרלוונטיים עד להשלמת המשימות בפועל.
• זיהוי נושאים תקועים והצפתם למנכ"ל בזמן אמת.
• הכנת דוחות סטטוס ותמונת מצב שוטפת לפעילויות החברה.
• הובלת תהליכי מעקב ובקרה רוחביים במספר חברות במקביל.

ניהול אדמיניסטרטיבי

• ניהול שוטף של תהליכים אדמיניסטרטיביים במספר חברות.
• עבודה מול ספקים ונותני שירות.
• ריכוז, תיעוד וניהול מסמכים, הסכמים והתקשרויות.
• טיפול במשימות רוחביות בהתאם לצורכי ההנהלה.
• אחריות על סדר, תיעוד וארגון המידע הארגוני.

בקרה פיננסית והנהלת משרד

• מעקב אחר חשבוניות, גבייה, תשלומים והוצאות.
• עבודה שוטפת מול מנהלי חשבונות, רואי חשבון ויועצים חיצוניים.
• ריכוז מסמכים פיננסיים ובקרת תהליכי תשלום.
• סיוע בהפקת דוחות ובקרות תפעוליות שוטפות.
• מעקב אחר תהליכי חיוב, גבייה ותזרים עבודה פיננסי.

עבודה מול גורמים בינלאומיים

• ניהול תקשורת שוטפת באנגלית מול גורמים עסקיים בחו"ל.
• תיאום פרויקטים, פגישות ומשימות מול שותפים בינלאומיים.
• הכנת תכתובות, מצגות ומסמכים עסקיים באנגלית.

תמיכה עסקית וטכנולוגית

• סיוע בהכנת מצגות, מסמכים עסקיים וחומרי הנהלה.
• שימוש בכלי AI לצורך מחקר, הכנת מסמכים, סיכומי פגישות וייעול תהליכי עבודה.
• סיוע בפרויקטים מיוחדים, יוזמות חדשות ומשימות אסטרטגיות בהתאם לצורכי המנכ"ל.

דרישות התפקיד

• ניסיון של לפחות שנתיים כ-Executive Assistant, PA למנכ"ל, מנהל/ת משרד או בתפקיד אדמיניסטרטיבי בכיר.
• אנגלית ברמה גבוהה מאוד, בכתב ובעל פה.
• שליטה מלאה ב-Office, בדגש על Outlook, Excel ו-PowerPoint.
• יכולת ניהול מספר רב של משימות במקביל.
• סדר, ארגון וירידה לפרטים ברמה גבוהה.
• יכולת עבודה עצמאית בסביבה דינמית ומרובת ממשקים.
• גישה שירותית לצד אסרטיביות ויכולת הנעת תהליכים.
• דיסקרטיות, אחריות אישית ויחסי אנוש מצוינים.

יתרון משמעותי

• אנגלית ברמת שפת אם.
• תואר במשפטים.
• תואר בראיית חשבון, כלכלה או מנהל עסקים.
• ניסיון בעבודה מול חברות ולקוחות בינלאומיים.
• ניסיון בעבודה מול בעלי חברות, מנכ"לים או הנהלות בכירות.
• היכרות עם מערכות CRM, מערכות ניהול משימות וכלי AI כגון ChatGPT ו-Copilot.
• ניסיון במעקב אחר חשבוניות, תשלומים והליכי הנהלת חשבונות בסיסיים.
• יכולת כתיבה וניסוח ברמה גבוהה בעברית ובאנגלית.

מי מתאים לתפקיד?

אדם שמסוגל להחזיק מספר רב של נושאים במקביל, לנהל ממשקים רבים, לעקוב אחר משימות עד סגירתן, ולשמש כיד ימינו של המנכ"ל בניהול השוטף של הפעילות.

התפקיד מתאים במיוחד למועמדים בעלי רקע במשפטים, ראיית חשבון, כלכלה או מנהל עסקים המעוניינים להשתלב בתפקיד רחב, מגוון ובעל השפעה ישירה על פעילותן של מספר חברות בישראל ובחו"ל.

אם את/ה נהנה/ית מסביבה דינמית, אוהב/ת סדר וארגון, יודע/ת לקחת אחריות ולעבוד באופן עצמאי, נשמח להכיר.

Job Types: Full-time, Part-time

Work Location: Hybrid remote in תל אביב -יפו, מחוז תל אביב