Admin dan Ortala

About the role

Perkumpulan Hermina Group membuka kesempatan bagi kandidat yang memiliki kemampuan administrasi yang baik, teliti, serta memiliki ketertarikan pada bidang organisasi dan tata laksana (Ortala) untuk bergabung sebagai Staf Administrasi & Ortala. Posisi ini bertanggung jawab mendukung kegiatan administrasi sekaligus membantu pengelolaan organisasi dan tata laksana, termasuk pengelolaan dokumen organisasi, koordinasi kegiatan, penyusunan data dan laporan, serta mendukung penyusunan dan evaluasi struktur organisasi, uraian jabatan, proses bisnis, dan dokumen internal organisasi.

Key responsibilities

• Mengelola administrasi surat masuk, surat keluar, disposisi, dan korespondensi organisasi.
• Membantu penyusunan, pengarsipan, pendataan, serta pengendalian dokumen organisasi secara tertib dan sistematis.
• Mengelola database dan data administrasi serta menyiapkan laporan sesuai kebutuhan organisasi.
• Membantu penyusunan dan evaluasi struktur organisasi, uraian jabatan (job description), alur kerja, dan proses bisnis.
• Membantu penyusunan, penyesuaian, dan pengadministrasian SOP, kebijakan, keputusan, pedoman, serta dokumen tata laksana lainnya.
• Membantu melakukan monitoring atas implementasi kebijakan, SOP, struktur organisasi, dan tindak lanjut hasil evaluasi organisasi.
• Menyiapkan bahan rapat, materi presentasi, data pendukung, notulensi, serta monitoring tindak lanjut hasil rapat.
• Membantu koordinasi agenda rapat, perjalanan dinas, kegiatan organisasi, serta kebutuhan administrasi pimpinan/unit kerja.
• Melakukan pengolahan dan analisis awal terhadap data administrasi maupun data organisasi sebagai bahan laporan dan evaluasi.
• Berkoordinasi dengan unit kerja dan/atau entitas terkait dalam pemenuhan data, dokumen, dan tindak lanjut kegiatan organisasi.

About you

• Pendidikan minimal S1, diutamakan dari jurusan Administrasi Publik/Negara, Manajemen, Hukum, Manajemen SDM, atau bidang lain yang relevan.
• Fresh graduate dipersilakan melamar; pengalaman kerja di bidang administrasi, organisasi dan tata laksana, corporate administration, atau bidang sejenis menjadi nilai tambah.
• Memiliki kemampuan administrasi dan pengelolaan dokumen yang baik.
• Memahami atau memiliki ketertarikan pada penyusunan SOP, struktur organisasi, job description, kebijakan, dan proses bisnis.
• Mampu mengoperasikan Microsoft Office, terutama Word, Excel, dan PowerPoint.
• Mampu menyusun surat, laporan, notulensi, dan dokumen formal dengan baik.
• Memiliki kemampuan pengolahan data dan analisis dasar.
• Teliti, rapi, sistematis, dan memiliki perhatian yang baik terhadap detail.
• Memiliki kemampuan komunikasi dan koordinasi yang baik.
• Mampu mengelola beberapa pekerjaan dan target waktu secara bersamaan.