ADMIN JV CUM QUANTITY SURVEYOR

About the role

A. Pentadbiran Rakan Niaga

1. Menyedia dan menyelenggara database rakan niaga (kontraktor, subkontraktor, pembekal, JV partner) termasuk:

○ Maklumat syarikat (Profil Syarikat)

○ Skop kerja

○ Status pendaftaran

○ Rekod prestasi asas

2. Memastikan semua dokumen rakan niaga adalah lengkap dan sah seperti:

○ SSM

○ CIDB / MOF/ ST (jika ada)

○ PERKESO (wajib)

○ KWSP (jika ada)

○ Sijil sokongan lain (jika ada)

3. Mengemaskini status lantikan, pembaharuan dan penamatan rakan niaga.

B. Sokongan Perolehan Tender

1. Menyediakan maklumat dan dokumen kelayakan rakan niaga yang diperlukan oleh Admin Tender bagi tujuan proses tender, sebut harga dan perolehan.

2. Mengesahkan status pendaftaran dan kelayakan rakan niaga sebelum nama pembekal atau kontraktor digunakan dalam proses tender.

3. Menyokong Admin Tender dengan menyediakan senarai rakan niaga yang telah diluluskan untuk jemputan tender atau permintaan sebut harga.

C. Pentadbiran Perolehan Rakan Niaga

1. Membantu dalam penyediaan dan pengurusan dokumen berkaitan:

○ Surat lantikan rakan niaga syarikat PISB

○ Proses perolehan pemilihan rakan niaga

2. Menyediakan sistem fail fizikal dan digital bagi perjanjian rakan niaga.

3. Menyokong urusan tandatangan perjanjian dan pengedaran dokumen kepada pihak berkaitan.

D. Sokongan Pelaporan & Mesyuarat

1. Menyediakan data sokongan untuk laporan perolehan seperti:

○ Status rakan niaga

○ Penilaian prestasi rakan niaga

○ Rekod kontrak aktif

2. Mengemaskini laporan berkala berkaitan profil rakan niaga dan status dokumentasi untuk semakan Pengurus Perolehan.

3. Membuat minit mesyuarat berkaitan perolehan dan rakan niaga.

4. Berkoordinasi dengan Admin Tender bagi memastikan maklumat rakan niaga yang digunakan dalam laporan perolehan adalah tepat dan terkini.

E. Koordinasi & Komunikasi

1. Menjadi penghubung pentadbiran antara Pengurus Perolehan dan rakan niaga bagi urusan dokumentasi & kelayakan kontrak.

2. Mengurus komunikasi rasmi berkaitan permintaan dokumen, pengesahan maklumat dan pengedaran dokumen kontrak kepada Pengarah Projek.

3. Menyelaras komunikasi dengan Admin Tender berkaitan status kelayakan rakan niaga yang terlibat dalam tender atau sebut harga.

4. Berkomunikasi secara profesional dengan pasukan projek, admin tender dan unit berkaitan bagi penyelarasan dokumentasi rakan niaga.

5. Merekod dan memfailkan komunikasi penting berkaitan rakan niaga untuk rujukan dan audit.

F. Pematuhan & Tadbir Urus

1. Memastikan rekod perolehan rakan niaga sentiasa sedia untuk semakan audit dalaman atau luaran.

2. Mematuhi prosedur, polisi syarikat dan arahan Pengurus Perolehan dari semasa ke semasa.

G. Tugas Quantity Surveyor (QS)

Menyemak lukisan, spesifikasi dan skop kerja projek untuk membuat pengukuran kuantiti (taking-off) serta menyediakan atau menyemak Bill of Quantities (BQ).

Menyediakan anggaran kos, pengiraan kadar harga dan perbandingan sebut harga pembekal, kontraktor serta subkontraktor untuk cadangan pemilihan kepada pihak pengurusan.

Membantu penyediaan dokumen tender dan kontrak, termasuk skop kerja, kuantiti, kadar harga dan syarat pembayaran bersama Admin Tender dan pasukan projek.

Mengesahkan kuantiti kerja siap berdasarkan rekod tapak, laporan kerja siap (LKS) dan dokumen sokongan sebelum mengemukakan semakan tuntutan bayaran kemajuan serta worksheet payment untuk kelulusan pihak berkuasa syarikat.

Menyediakan dan menyemak penilaian kerja tambahan atau perubahan kerja (Variation Order / VO), berserta pengiraan kuantiti, kos dan dokumen sokongan untuk kelulusan.

Memantau bajet, kos sebenar, komitmen kontrak dan baki kos projek serta melaporkan perbezaan kos atau risiko lebihan bajet kepada pihak pengurusan.

Membantu penyediaan dan semakan akaun akhir (final account), termasuk tuntutan, potongan, wang tahanan dan pelarasan kontrak yang berkaitan.

Menghadiri lawatan tapak dan mesyuarat penyelarasan apabila diperlukan untuk pengesahan kuantiti, kemajuan kerja serta isu kos dan kontrak.

Menyelenggara rekod BQ, pengukuran, harga, tuntutan, VO dan akaun akhir secara teratur untuk rujukan dan audit. Semua cadangan kos, pelantikan dan bayaran tertakluk kepada kelulusan mengikut had kuasa syarikat.

H. Skop tugas ini boleh dipinda, ditambah atau disesuaikan oleh pihak pengurusan dari semasa ke semasa selaras dengan keperluan operasi, struktur organisasi dan perkembangan syarikat.

Diploma atau Ijazah dalam Ukur Bahan (Quantity Surveying) atau bidang berkaitan.

Pengalaman kerja sebagai Quantity Surveyor (QS) adalah WAJIB, termasuk pengukuran kuantiti, penyediaan BQ, anggaran kos dan semakan tuntutan bayaran.

Mampu membaca lukisan teknikal dan memahami spesifikasi, kadar harga, dokumen tender serta kontrak.

Mahir menggunakan Microsoft Excel untuk pengiraan kuantiti, analisis harga dan pemantauan kos. Pengetahuan perisian QS merupakan kelebihan.

Pengalaman mengurus kontraktor, subkontraktor atau pembekal serta pentadbiran kontrak merupakan kelebihan.

● Kemahiran pengurusan dokumen dan fail yang baik

● Celik IT (Microsoft Office / Google Workspace)

● Kemahiran komunikasi bertulis dan lisan

● Teliti, berdisiplin dan mampu bekerja secara tersusun

● Keupayaan bekerja di bawah penyeliaan dan arahan

Keperluan Khas

● Bersedia mengendalikan dokumen sulit

● Mampu bekerja secara berpasukan dan mengikut keutamaan kerja

● - Bersedia bergerak tapak projek untuk tugasan rasmi atau kerja

• Boleh bekerja lebih masa jika diperlukan (contoh: latihan, mesyuarat, audit).

About you

• Work experience as a Quantity Surveyor (QS) is required