Admin Operations

DESKRIPSI KERJA

Pentadbiran Operasi & Penjejakan Tugasan

• Menyelenggara Operation Master Tracker bagi tugasan, isu operasi, action items dan perkara yang memerlukan tindakan.
• Membuat follow-up dengan PIC/ pihak berkaitan bagi perkara yang masih pending dan mengemaskini status secara berkala.
• Mengenal pasti perkara overdue, maklumat yang tidak lengkap atau tidak mendapat maklum balas dan memaklumkan kepada pihak pengurusan untuk tindakan lanjut.
• Menyediakan ringkasan status operasi, outstanding issues dan action items untuk rujukan COO serta pihak pengurusan.

Dokumentasi, SOP & Document Control

• Menyediakan, menyusun dan menyelenggara dokumen operasi, borang, checklist, memo, surat, laporan, minit mesyuarat dan rekod berkaitan.
• Menyelenggara SOP Master Tracker/List dan membantu menyediakan atau mengemas kini draft SOP berdasarkan input Process Owner/PIC.
• Mengurus version control serta struktur folder Draft, Review, Approved dan Archive mengikut format yang ditetapkan.
• Menyediakan process flow dan memformat dokumen mengikut AMISI Master Template apabila diperlukan.
• Menyediakan dokumen untuk semakan/kelulusan pihak berkuasa yang berkaitan dan memastikan dokumen yang telah diluluskan disimpan di repository rasmi.
• Memastikan dokumen mempunyai nama fail, tarikh, versi dan supporting documents yang lengkap.

Staff Operations Administration

• Mengumpul dan menyusun maklumat operasi daripada cawangan serta PIC berkaitan.
• Menyelenggara rekod isu operasi cawangan dan status tindakan berdasarkan maklumat yang diterima.
• Menyelenggara rekod perubahan jadual, penggantian, cuti, MC dan OT berdasarkan maklumat yang telah diluluskan/diterima daripada pihak berkuasa berkaitan.
• Membuat follow-up bagi maklumat yang tidak lengkap dan memastikan rekod sentiasa dikemas kini.

Reporting & Data Management

• Membantu menyediakan laporan operasi harian, mingguan dan bulanan untuk COO serta pihak pengurusan.
• Mengumpul, menyemak kelengkapan dan menggabungkan data daripada cawangan/PIC mengikut format yang ditetapkan.
• Menyediakan ringkasan atau data sokongan bagi mesyuarat pengurusan apabila diperlukan.
• Mengenal pasti data yang tidak lengkap atau belum diterima dan membuat follow-up dengan pihak berkaitan.

Supplier & Operational Documentation Support

• Menyelenggara rekod supplier dan dokumen operasi yang berkaitan.
• Membantu follow-up dengan supplier bagi perkara operasi berdasarkan arahan pihak pengurusan.
• Menyusun supporting documents berkaitan pesanan, penghantaran, servis atau perkara operasi untuk rujukan pihak berkaitan.
• Menyelenggara tracker bagi status item/pesanan atau perkara supplier yang masih pending.

Product, Treatment, Machine & Equipment Records

• Membantu menyelenggara rekod dan dokumentasi berkaitan product aging, treatment product dan keperluan operasi.
• Membantu menyelenggara supporting inventory/operational records berdasarkan maklumat yang diterima.
• Menyelenggara rekod mesin dan peralatan operasi serta status repair/service apabila diperlukan.
• Membuat follow-up bagi maklumat atau dokumen yang belum lengkap dan memaklumkan isu/kelewatan kepada pihak pengurusan.

Meeting & Action Item Administration

• Membantu menyediakan dokumen dan bahan sokongan untuk mesyuarat operasi.
• Mengambil dan menyediakan minit mesyuarat apabila diperlukan.
• Merekod keputusan dan action items serta menyelenggara Meeting Action Tracker.
• Membuat follow-up dengan Assistant Manager Operatons dan memaklumkan kepada Chief Operating Officer/pihak pengurusan mengenai action items yang overdue.

Event & Campaign Support

• Memberikan sokongan pentadbiran dan dokumentasi bagi event, activity atau campaign berdasarkan arahan pihak pengurusan.
• Menyelenggara tracker, checklist, itinerary, dokumen dan post-event records apabila diperlukan.
• Membuat follow-up dengan PIC, vendor atau cawangan bagi perkara yang telah diarahkan.

KEPERLUAN JAWATAN

• Mempunyai sekurang-kurangnya Diploma dalam Pentadbiran, Pengurusan, Operasi atau bidang berkaitan.
• Mempunyai sekurang-kurangnya 1 tahun pengalaman dalam bidang pentadbiran atau operasi (diutamakan).
• Mempunyai kemahiran asas dalam Microsoft Word dan Microsoft Excel.
• Mampu mengendalikan kemasukan data, dokumentasi dan rekod operasi dengan teratur.
• Mempunyai kemahiran organisasi dan tindakan susulan (follow-up) yang baik.
• Mampu bekerja secara sendiri dan dalam pasukan, serta menguruskan tugasan mengikut keutamaan dan tempoh masa yang ditetapkan.

Job Type: Full-time

Salary : RM2,00.00 - RM2,500.00 per month

Faedah

• Peluang kenaikan pangkat
• Peluang pembangunan profesional
• Faedah perubatan

Waktu Bekerja

• Isnin hingga Jumaat
• 8:30 pagi hingga 6:00 petang

Bayaran Tambahan

• Bayaran kerja lebih masa (OT)
• Bonus prestasi