ADMIN (PROJECT-BASED)

Job Summary
Bertanggungjawab membantu pihak Pengurusan dalam menyelaras urusan pentadbiran dan operasi berkaitan projek pembukaan cawangan baharu. Jawatan ini berperanan memastikan segala tugasan, dokumen, keperluan pembukaan dan urusan koordinasi projek dilaksanakan mengikut perancangan serta tempoh masa yang ditetapkan.

Key Responsibilities

• Membantu pihak Pengurusan dalam merancang dan menyelaras keperluan bagi projek pembukaan cawangan baharu.

• Menyediakan, menyusun dan mengemaskini dokumen, rekod serta fail berkaitan projek.

• Membantu menyediakan project checklist, timeline, task list dan status kemajuan projek.

• Membuat susulan (follow-up) dengan pihak berkaitan bagi memastikan tugasan projek dilaksanakan mengikut jadual.

• Menyelaras komunikasi dan urusan antara pihak Pengurusan, kontraktor, vendor, pembekal dan pihak berkaitan sepanjang tempoh projek.

• Membantu mengurus keperluan pembelian dan perolehan berkaitan pembukaan cawangan seperti perabot, peralatan, bahan pembelajaran, stationery, signage dan keperluan operasi.

• Membantu mendapatkan sebut harga, membuat perbandingan harga dan menyediakan dokumen sokongan untuk tujuan kelulusan pembelian.

• Memantau status penghantaran, pemasangan dan penyediaan barang atau peralatan yang diperlukan sebelum cawangan beroperasi.

• Membantu memastikan keperluan dokumentasi dan pentadbiran bagi pembukaan cawangan disediakan dengan lengkap.

• Membantu dalam urusan pengambilan dan persediaan staf baharu sekiranya berkaitan dengan projek pembukaan cawangan.

• Membantu mengurus jadual mesyuarat, lawatan tapak, perbincangan vendor dan aktiviti berkaitan projek.

• Menyediakan minit mesyuarat, laporan kemajuan dan ringkasan status projek apabila diperlukan.

• Mengenal pasti perkara yang tertangguh atau memerlukan tindakan serta membuat susulan dengan pihak yang bertanggungjawab.

• Memastikan semua dokumen dan rekod projek disimpan dengan teratur untuk rujukan pihak Pengurusan.

• Melaksanakan tugas pentadbiran lain yang berkaitan dengan projek sebagaimana diarahkan oleh pihak Pengurusan dari semasa ke semasa.