Admin Purchasing Proyek

A. JOB DESCRIPTION

1. Administrasi Purchasing

• Menerima dan memproses Purchase Request (PR) dari Project/Site/Department terkait.
• Membuat dan mengadministrasikan Purchase Order (PO) sesuai approval.
• Memastikan seluruh dokumen pembelian lengkap dan terdokumentasi.
• Melakukan input dan update data purchasing secara rutin.

2. Monitoring Pengadaan Material

• Memantau proses pengadaan material dari PR sampai barang diterima di site.
• Membuat monitoring outstanding PR/PO.
• Memastikan material datang sesuai quantity, spesifikasi, dan jadwal yang dibutuhkan proyek.
• Menginformasikan kepada Purchasing/Project apabila terdapat keterlambatan pengiriman.

3. Vendor Management

• Menghubungi vendor/supplier untuk meminta quotation dan kelengkapan dokumen.
• Membandingkan data quotation secara administratif.
• Melakukan follow-up harga, availability, lead time, dan jadwal pengiriman berdasarkan arahan Purchasing.
• Memelihara database vendor dan supplier proyek.

4. Kontrol Dokumen & Invoice

• Mengumpulkan dan memeriksa kelengkapan:

* Quotation

* PO

* Surat jalan

* Nota/invoice

* Faktur pajak

* Bukti penerimaan barang

• Memastikan dokumen invoice sesuai dengan PO dan barang yang diterima.
• Berkoordinasi dengan Finance terkait proses pembayaran vendor.

5. Monitoring Delivery

• Membuat jadwal dan monitoring pengiriman material ke site.
• Berkoordinasi dengan vendor, warehouse/site, dan security terkait penerimaan barang.
• Memastikan surat jalan dan dokumen penerimaan barang tersedia.
• Mencatat barang yang kurang, rusak, atau tidak sesuai spesifikasi untuk ditindaklanjuti.

6. Reporting

Membuat laporan purchasing secara berkala, antara lain:

• Outstanding PR.
• Outstanding PO.
• PO yang sudah diterima.
• Material yang belum datang.
• Status invoice/payment.
• Daftar vendor.
• Rekap pembelian berdasarkan proyek/item.

7. Filing & Database

• Menata seluruh dokumen purchasing secara hardcopy maupun digital.
• Memastikan dokumen mudah ditelusuri berdasarkan nomor PR/PO/vendor/item.
• Melakukan update database harga material dan vendor.

8. Koordinasi Internal

Berkoordinasi dengan:

• Project Manager
• Site Engineer
• QS/Cost Control
• Warehouse/Site
• Finance & Accounting
• Purchasing
• Vendor/Supplier

untuk memastikan kebutuhan proyek tersedia sesuai waktu dan budget yang telah disetujui.

B. KUALIFIKASI

Pendidikan

• Minimal D3/S1 Administrasi, Manajemen, Akuntansi, Teknik Sipil, atau bidang terkait.
• Fresh graduate dapat dipertimbangkan apabila memiliki kemampuan administrasi dan Excel yang baik.

Pengalaman

• Minimal 2 tahun pengalaman sebagai Admin Purchasing / Admin Procurement.
• Pengalaman di bidang property, konstruksi, developer, hotel, atau proyek pembangunan menjadi nilai tambah.

Kemampuan Teknis

• Memahami alur PR → Quotation → Approval → PO → Delivery → Receiving → Invoice → Payment.
• Menguasai Microsoft Office, terutama Excel.
• Mampu membuat monitoring dan rekap data purchasing.
• Memahami dokumen pembelian dan administrasi vendor.
• Memahami basic material konstruksi menjadi nilai tambah.

Karakter & Kompetensi

• Teliti dan rapi dalam administrasi.
• Cepat melakukan follow-up.
• Memiliki kemampuan komunikasi yang baik.
• Mampu bekerja dengan deadline.
• Responsif terhadap kebutuhan site.
• Jujur dan memiliki integritas tinggi.
• Mampu bekerja secara multitasking.
• Memiliki kemampuan problem solving.
• Tidak mudah kehilangan track atas banyak PR/PO dan vendor.

Nilai Tambah

• Pernah menggunakan sistem ERP/procurement system.
• Mengerti basic RAB/BOQ dan material konstruksi.
• Memiliki pengalaman bekerja langsung dengan kontraktor dan supplier.
• Mampu membuat dashboard monitoring purchasing menggunakan Excel.

C. POSISI DALAM STRUKTUR

Project Director

↓

GM

↓

Purchasing / Procurement

↓

Admin Purchasing Proyek