Admin Supervisor

Key Role Objectives: -

Bertanggungjawab menyelaras dan melaksanakan urusan pentadbiran Ibu Pejabat MLSB bagi memastikan ruang serta kemudahan pejabat bersih, selamat dan berfungsi, bekalan mencukupi, kenderaan pejabat sedia digunakan serta perkhidmatan kaunter dan sokongan pentadbiran berjalan lancar.

Principle Accountabilities

1. Pengurusan Keadaan dan Kemudahan Pejabat HQ

· Memastikan keseluruhan ruang pejabat HQ, termasuk ruang kerja, tandas, pantri, ruang menunggu, bilik mesyuarat dan ruang bersama sentiasa bersih, kemas, selamat serta sesuai digunakan; memantau mutu perkhidmatan pembersihan dan menyelaras tindakan pembetulan.

· Memantau keadaan kemudahan pejabat, termasuk lampu, penghawa dingin, bekalan air serta kelengkapan tandas dan pantri; menyelaras penyelenggaraan atau pembaikan dengan pengurusan bangunan, kontraktor atau pihak teknikal yang berkaitan.

· Menerima dan merekodkan aduan kemudahan pejabat, membuat tindakan susulan sehingga selesai serta melaporkan segera kerosakan atau keadaan berbahaya dan perkara yang memerlukan kelulusan kepada pegawai atasan.

2. Pengurusan Perabot Peralatan dan Bekalan Pejabat

· Memastikan kerusi, meja, kabinet dan peralatan pejabat berada dalam keadaan baik; mengemas kini rekod penempatan, serahan serta pemulangan dan menyelaras pembaikan, pemindahan atau cadangan penggantian.

· Mengurus stok alat tulis, kertas, tisu, sabun serta bekalan pantri yang disediakan syarikat, termasuk penerimaan, penyimpanan, agihan dan rekod baki bagi memastikan bekalan mencukupi serta mengelakkan pembaziran; memastikan stor sentiasa kemas dan teratur.

· Menyediakan permohonan pembelian atau penggantian mengikut keperluan, mendapatkan sebut harga apabila diarahkan dan menyemak penerimaan barangan atau perkhidmatan sebelum dokumen dikemukakan untuk bayaran, tertakluk kepada tatacara serta kelulusan syarikat.

3. Pengurusan Kaunter Penyambut Tetamu

· Mengendalikan kaunter penyambut tetamu, menerima dan merekodkan pelawat, menjawab serta menyalurkan panggilan dan pesanan kepada pegawai berkaitan dengan profesional, di samping menjaga kerahsiaan maklumat dan mematuhi prosedur akses pejabat.

· Memastikan kaunter kemas dan beroperasi sepanjang waktu yang ditetapkan serta menyelaras petugas pengganti dengan pegawai atasan sebelum menjalankan tugas luar atau bercuti.

4. Pengurusan Kenderaan Pejabat

· Mengurus tempahan, penyerahan kunci, penggunaan dan rekod perjalanan kenderaan pejabat bagi urusan rasmi; memastikan kenderaan bersih, diperiksa dan selamat digunakan oleh warga kerja MLSB serta hanya digunakan oleh pemandu yang dibenarkan dan mempunyai lesen sesuai yang sah.

· Merancang serta memantau penyelenggaraan berkala mengikut tempoh atau perbatuan, mengatur penghantaran kenderaan yang memerlukan servis atau pembaikan ke bengkel dan membuat tindakan susulan sehingga selesai, tertakluk kepada kelulusan syarikat.

· Memantau pembaharuan cukai jalan, insurans atau takaful dan pemeriksaan yang berkenaan serta menyelenggara rekod servis, pembaikan dan kos. Menangguhkan penggunaan kenderaan yang disyaki tidak selamat, melaporkan kerosakan atau insiden dengan segera dan mendapatkan pengesahan pihak teknikal yang kompeten sebelum kenderaan dilepaskan semula selepas kerosakan keselamatan.

5. Pengurusan Surat Penghantaran dan Pakaian Seragam

· Menerima, merekod, mengelaskan dan mengagihkan surat, dokumen serta bungkusan; menyelaras dan melaksanakan penghantaran kepada pihak luar, cawangan, pejabat dan kaunter MLSB mengikut tempoh ditetapkan, dengan rekod penerimaan serta kawalan dokumen sulit.

· Menyelaras pengelasan, pembungkusan dan agihan pakaian seragam mengikut senarai, saiz serta kuantiti yang diluluskan dan memastikan rekod penghantaran serta penerimaan dikemas kini.

6. Pemanduan Rasmi dan Sokongan Pentadbiran

· Memandu dan menghantar pegawai bagi urusan rasmi di dalam atau luar negeri serta bertugas sebagai pemandu gantian Ketua Pegawai Eksekutif apabila diarahkan, dengan mengutamakan keselamatan perjalanan dan penyelarasan petugas pengganti di kaunter.

Menyelaras kesiapsiagaan bilik mesyuarat serta keperluan logistik pejabat, menyediakan laporan ringkas mengenai status kemudahan, bekalan dan kenderaan serta melaksanakan tugas lain yang munasabah dan berkaitan fungsi pentadbiran sebagaimana diarahkan oleh pegawai atasan.

Education: Sekurang-kurangnya Sijil Pelajaran Malaysia (SPM)

Experience:

• Sekurang-kurangnya dua tahun pengalaman dalam kerja pentadbiran atau am pejabat.
• Berpengalaman mengurus kemudahan pejabat, kenderaan atau kaunter penyambut tetamu merupakan kelebihan.

Skills and competencies:

• Lesen memandu yang sesuai dan sah;
• pemanduan selamat;
• Microsoft Word dan Excel;
• pengurusan stok dan rekod;
• khidmat pelanggan;
• penyelarasan pembekal dan penyelenggaraan;
• komunikasi serta tindakan susulan yang baik.
• Berdisiplin, teliti, amanah dan menjaga kerahsiaan.

Pay: RM1,700.00 - RM2,400.00 per month

Benefits:

• Maternity leave
• Opportunities for promotion
• Professional development

Ability to commute/relocate:

• Kuala Lumpur: Reliably commute or planning to relocate before starting work (Required)

Education:

• STM/STPM (Preferred)

Work Location: In person