Administrasi Proyek

Kami mencari Admin Project yang teliti, terorganisir, dan mampu mendukung proses administrasi proyek interior dan arsitektur mulai dari penawaran, dokumentasi, koordinasi pekerjaan, hingga penyelesaian administrasi proyek.

Job Description

• Membuat, mengelola, dan mengarsipkan dokumen administrasi proyek

• Membantu pembuatan penawaran harga dan dokumen pendukung kepada client

• Membuat rekap penawaran, biaya proyek, pembelian, dan pengeluaran terkait proyek

• Melakukan follow up penawaran dan kebutuhan administrasi kepada client

• Menginput dan memperbarui data proyek secara rutin

• Mengelola jadwal survei, pengukuran, pekerjaan, pengiriman, dan kegiatan proyek

• Berkoordinasi dengan Designer, tim lapangan, workshop, vendor, dan bagian terkait

• Menghubungi vendor untuk meminta harga, ketersediaan material, atau informasi pendukung pekerjaan

• Membuat perbandingan harga vendor apabila diperlukan

• Membantu memastikan informasi mengenai perubahan desain, pekerjaan, atau jadwal terdokumentasi dengan baik

• Membuat rekap progres administrasi setiap proyek

• Mengelola arsip digital dan fisik agar dokumen mudah ditemukan

• Membantu administrasi komplain, maintenance, dan pekerjaan tambahan dari client

• Membuat laporan administrasi secara berkala kepada atasan

• Menjalankan pekerjaan administrasi operasional lainnya yang berkaitan dengan kebutuhan perusahaan

Requirements

• Pendidikan minimal D3 atau S1 Administrasi, Manajemen, Akuntansi, atau bidang relevan lainnya
• Memiliki pengalaman minimal 1 tahun pada posisi administrasi menjadi nilai tambah
• Pengalaman di perusahaan interior, arsitektur, kontraktor, konstruksi, atau bidang proyek menjadi nilai tambah
• Menguasai Microsoft Office, terutama Excel dan Word
• Mampu menggunakan Google Sheets, Google Drive, dan aplikasi administrasi berbasis cloud
• Memiliki kemampuan pengolahan data dan angka yang baik
• Mampu membuat dokumen administrasi secara rapi dan sistematis
• Memiliki kemampuan komunikasi dan koordinasi yang baik
• Teliti terhadap angka, nama barang, ukuran, harga, tanggal, dan dokumen
• Mampu mengatur prioritas pekerjaan dan menangani beberapa pekerjaan secara bersamaan
• Terbiasa bekerja dengan target dan deadline
• Memiliki kemampuan problem solving yang baik
• Bertanggung jawab, disiplin, jujur, dan memiliki inisiatif
• Mampu bekerja secara individu maupun bersama tim
• Cepat belajar dan mampu beradaptasi dengan sistem kerja perusahaan

Kemampuan yang Menjadi Nilai Tambah

• Memahami pembuatan quotation atau penawaran harga
• Memahami administrasi pembelian dan vendor
• Memahami administrasi proyek interior atau konstruksi
• Memiliki kemampuan Excel seperti SUM, IF, SUMIF atau SUMIFS, XLOOKUP atau VLOOKUP, dan PivotTable
• Terbiasa menggunakan Canva atau aplikasi pendukung administrasi lainnya
• Memiliki kemampuan komunikasi dengan client dan vendor secara profesional

Kriteria Personal

Kami mencari kandidat yang tidak hanya mampu melakukan pekerjaan administratif, tetapi juga memiliki ketelitian tinggi dan mampu menjaga alur informasi antarbagian. Posisi ini akan cukup banyak berhubungan dengan Designer, tim proyek, vendor, dan client, sehingga kemampuan koordinasi menjadi aspek penting.