Customer Experience / Operations (Patient Administration Officer)

Tentang SOUNDLIFE

SOUNDLIFE Hearing Center adalah pusat layanan pendengaran profesional yang berdedikasi untuk membantu setiap orang Hear Well, Live Well. Kami menggabungkan layanan pendengaran yang personal, produk berstandar internasional, serta pelayanan profesional untuk membantu pasien dan keluarga menikmati kembali suara-suara yang berarti dalam kehidupan mereka.

Saat ini kami mencari Patient Administration Officer yang ramah, teliti, terorganisir, dan memiliki kemampuan administrasi yang kuat untuk mendukung kelancaran perjalanan pasien di SOUNDLIFE.

Tujuan Posisi

Memastikan seluruh kebutuhan administrasi pasien ditangani secara akurat, terorganisir, dan tepat waktu, sekaligus memberikan pelayanan yang profesional dan ramah kepada pasien serta keluarga.

Posisi ini sangat cocok untuk seseorang yang senang berinteraksi dengan orang, mengelola administrasi, memastikan dokumen lengkap, serta menjaga agar setiap proses pasien berjalan dengan lancar.

Administrasi Pasien

• Mengelola dan memperbarui data serta rekam administrasi pasien secara akurat.
• Menyiapkan, memeriksa, dan mengarsipkan dokumen pasien.
• Memastikan seluruh formulir pasien diisi dan ditandatangani dengan lengkap.
• Mengelola dokumen terkait konsultasi, trial, loaner, pembelian, service, repair, dan follow-up.
• Menyiapkan quotation, invoice, receipt, dan dokumen administratif lainnya.
• Memastikan seluruh dokumen tersimpan dengan rapi dan mudah ditemukan saat dibutuhkan.
• Melakukan input dan update data pada sistem perusahaan.
• Menyiapkan laporan administrasi secara rutin.
• Memastikan seluruh proses administrasi mengikuti SOP SOUNDLIFE.

Patient Service

• Menyambut dan membantu pasien serta keluarga dengan ramah dan profesional.
• Menangani pertanyaan pasien melalui WhatsApp, telepon, dan channel komunikasi lainnya.
• Memberikan informasi yang jelas mengenai layanan, appointment, produk, program, dan proses di SOUNDLIFE.
• Menjadwalkan dan mengatur appointment pasien.
• Mengkoordinasikan konsultasi, hearing aid fitting, follow-up, service, repair, dan home service.
• Menangani pertanyaan atau keluhan pasien dengan profesional dan meneruskannya kepada pihak terkait apabila diperlukan.

Patient Follow-Up

• Melakukan follow-up kepada pasien sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.
• Menghubungi pasien setelah konsultasi, trial, pembelian, fitting, maupun service.
• Mengingatkan pasien mengenai appointment dan jadwal follow-up.
• Membantu memastikan pasien mengikuti tahapan hearing journey sesuai program SOUNDLIFE.
• Mencatat setiap hasil komunikasi dan follow-up secara akurat.
• Membantu melakukan re-engagement terhadap pasien yang belum melanjutkan proses.

Hearing Center Administration

• Mendukung kelancaran operasional administrasi sehari-hari di SOUNDLIFE Hearing Center.
• Memastikan area reception dan customer-facing area selalu rapi dan profesional.
• Membantu koordinasi antara pasien, audiologist, sales team, dan management.
• Membantu administrasi inventory dan accessories bila diperlukan.
• Membantu persiapan kegiatan, event, dan program pasien.
• Menangani tugas administrasi dan operasional lainnya sesuai kebutuhan

Kualifikasi:

• Minimum lulusan SMA/SMK/D3.
• Minimal 2 tahun pengalaman di bidang administrasi, customer service, front office, healthcare, retail, atau bidang terkait.
• Memiliki pengalaman administrasi yang kuat dan terbiasa menangani banyak dokumen serta data.
• Teliti dan memiliki perhatian tinggi terhadap detail.
• Terbiasa menggunakan komputer, Microsoft Office dan/atau Google Workspace.
• Mampu mengelola data, dokumen, appointment, dan laporan secara sistematis.
• Mampu berkomunikasi dengan baik melalui WhatsApp dan telepon.
• Memiliki kemampuan komunikasi dan interpersonal yang baik.
• Mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim.
• Mampu berkomunikasi dengan baik dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
• Pengalaman di bidang hearing care, healthcare, premium service, atau retail merupakan nilai tambah.

Karakter yang Kami Cari

Teliti — Memahami bahwa kesalahan kecil dalam administrasi dapat berdampak pada pengalaman pasien.

Terorganisir — Mampu mengatur dokumen, data, appointment, dan pekerjaan sehari-hari dengan sistematis.

Responsif — Cepat memberikan respons dan memastikan setiap kebutuhan pasien ditindaklanjuti.

Ramah — Mampu membuat pasien dan keluarga merasa nyaman dan dihargai.

Proaktif — Tidak hanya menunggu instruksi, tetapi mampu melihat apa yang perlu dilakukan dan mengambil tindakan.

Profesional — Merepresentasikan standar pelayanan SOUNDLIFE dengan baik dalam setiap interaksi.

Patient-Focused — Memahami bahwa setiap pasien memiliki kebutuhan dan perjalanan yang berbeda