Data Entry Staff

Kualifikasi Pelamar:

1. Pendidikan minimal D3/S1.
2. SMA/SMK berpengalaman dipersilahkan.
3. Mahir menggunakan Ms. Excel dan familiar dengan Accurate 5.
4. Berpengalaman dibidang terkait Minimal 1 tahun.

Jobdeks:

1. Administrasi & Dokumentasi Perusahaan

• Melakukan input, pembaruan, dan pengelolaan data seluruh kegiatan administrasi kantor (surat masuk/keluar, laporan, form internal, dan dokumen resmi perusahaan).
• Membuat dan menjaga sistem pengarsipan digital serta fisik dengan standar document control system (penomoran, versi dokumen, dan tanggal revisi).
• Menyiapkan dan mendistribusikan dokumen pendukung untuk keperluan audit, rapat, dan laporan manajemen.
• Melakukan verifikasi dan validasi terhadap seluruh dokumen yang masuk dari berbagai departemen.
• Melakukan backup data secara berkala dan memastikan integritas data perusahaan terjaga.

2. Keuangan & Akuntansi Dasar

• Melakukan input transaksi harian ke dalam sistem akuntansi (penerimaan, pengeluaran, penjualan, pembelian, gaji, dan lainnya).
• Menyusun laporan keuangan sederhana seperti rekap kas, petty cash, dan jurnal transaksi.
• Membantu bagian Finance dan Accounting dalam proses reconciliation antara data sistem dan laporan bank.
• Melakukan pengecekan terhadap dokumen pendukung transaksi seperti faktur, nota, dan bukti pembayaran.
• Membantu penyusunan laporan keuangan bulanan untuk diserahkan ke manajemen.

3. Data Analisis & Monitoring KPI

• Mengumpulkan data kinerja operasional, penjualan, dan keuangan dari berbagai departemen.
• Membuat dashboard atau laporan rekapitulasi untuk analisis KPI (Key Performance Indicator).
• Menyajikan laporan berbasis data untuk membantu manajemen dalam pengambilan keputusan.
• Mendeteksi inkonsistensi atau anomali pada data dan menyampaikan laporan koreksi ke atasan.
• Melakukan pengolahan data menggunakan Excel, Google Sheet, atau sistem untuk analisis statistik dasar.

4. Penjualan, Stok & Distribusi

• Melakukan input data transaksi penjualan, pembelian, retur, dan pengiriman barang ke dalam sistem.
• Mengelola dan memperbarui data stok barang harian untuk memastikan inventory balance sesuai fisik.
• Membuat laporan penjualan harian, mingguan, dan bulanan, termasuk analisa produk dengan penjualan tertinggi/rendah.
• Menyiapkan dokumen pengiriman (invoice, surat jalan, delivery note).
• Membantu tim sales dan marketing dalam memantau performa penjualan serta pergerakan barang.

5. Dukungan Manajemen & Audit

• Menyiapkan laporan data yang diminta oleh manajemen untuk analisis strategis.
• Membantu tim audit dalam pengecekan kesesuaian data dengan dokumen fisik.
• Melakukan cross-check antara data sistem dan data lapangan untuk memastikan validitas laporan.
• Berperan aktif dalam peningkatan efisiensi proses administrasi berbasis data.
• Mendukung kegiatan pelaporan tahunan, baik internal maupun eksternal (misalnya laporan pajak, laporan keuangan, dan audit ISO).

6. Etika & Kepatuhan

• Menjaga kerahasiaan data internal perusahaan dan pelanggan sesuai kebijakan privasi.
• Melaksanakan tugas sesuai SOP, instruksi kerja, dan kebijakan perusahaan.
• Melakukan continuous improvement dalam ketelitian, kecepatan, dan efisiensi kerja.
• Mentaati prinsip keamanan data (tidak menyebarkan, mengubah, atau menghapus data tanpa izin).

7. Tanggung Jawab Tambahan (Flexibility & Coordination)

• Siap ditugaskan untuk membantu bagian lain yang membutuhkan dukungan administratif atau penginputan data.
• Membantu penyusunan laporan lintas departemen (gabungan data keuangan, HR, penjualan, operasional).
• Berpartisipasi dalam kegiatan pelatihan internal terkait peningkatan akurasi dan efisiensi kerja.
• Memberikan ide perbaikan proses penginputan dan pengelolaan data kepada atasan.