Document Administration Officer

Document Administration Officer

Tugas dan Tanggung Jawab

• Menyiapkan dan mengelola dokumen klien untuk kebutuhan pengajuan visa, KITAS, KITAP, dan layanan keimigrasian lainnya.
• Memeriksa kelengkapan, keakuratan, dan kesesuaian dokumen berdasarkan persyaratan masing-masing layanan.
• Membuat, mengisi, mengedit, melakukan scanning, serta menggabungkan dokumen dalam format digital maupun fisik.
• Memastikan seluruh dokumen tersusun rapi, menggunakan penamaan file yang sesuai, dan tersimpan dengan baik.
• Memperbarui data serta status kelengkapan dokumen klien pada spreadsheet atau sistem administrasi perusahaan.
• Mengidentifikasi dokumen yang kurang, tidak sesuai, atau memerlukan revisi, serta melakukan koordinasi dengan tim terkait untuk tindak lanjut.
• Berkoordinasi dengan tim Customer Service dan Operations untuk memastikan dokumen siap digunakan sesuai tahapan proses layanan.
• Memastikan dokumen disiapkan sesuai tenggat waktu dan prosedur operasional perusahaan.
• Menjaga kerahasiaan data pribadi dan seluruh dokumen klien.
• Melaksanakan tugas administrasi lainnya yang berkaitan dengan kebutuhan operasional perusahaan.

Kualifikasi

• Pendidikan minimal SMA/SMK atau sederajat; lulusan D3/S1 Administrasi, Manajemen, atau bidang terkait lebih diutamakan.
• Memiliki pengalaman di bidang administrasi atau pengelolaan dokumen menjadi nilai tambah.
• Mampu mengoperasikan Google Workspace, terutama Google Docs dan Google Sheets, serta Microsoft Office.
• Mampu mengelola file digital, dokumen PDF, dan arsip fisik dengan rapi dan sistematis.
• Teliti, detail-oriented, terorganisir, dan memiliki kemampuan administrasi yang baik.
• Mampu bekerja dengan tenggat waktu, mengatur prioritas, dan menangani beberapa pekerjaan secara bersamaan.
• Memiliki kemampuan komunikasi dan koordinasi tim yang baik.
• Bertanggung jawab, disiplin, proaktif, dan mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim.
• Mampu menjaga kerahasiaan informasi dan dokumen klien.
• Pengalaman di bidang visa, imigrasi, atau layanan administrasi perizinan menjadi nilai tambah.