Drone Operations Coordinator (Project Manager)

Halo Robotics adalah distributor drone profesional dan robotika terbesar di Indonesia, sekaligus penyedia jasa drone industri terdepan — dengan pengalaman lebih dari satu dekade melayani 900+ perusahaan dan instansi pemerintah di sektor Pertambangan, Minyak & Gas, Ketenagalistrikan, Konstruksi, Keamanan, dan Keselamatan Publik.

Halo Robotics adalah distributor resmi DJI Enterprise, Unitree, Terrasolid, GreenValley, dan Emlid, serta penyedia jasa drone industri dan integrator sistem untuk ekosistem teknologi drone, robotika, dan AI di Indonesia.

Drone Operations Coordinator bertanggung jawab dalam perencanaan dan koordinasi operasional harian tim Ops, termasuk penugasan personel dan pengelolaan aset peralatan Halo Robotics. Peran ini menyusun jadwal serta mengalokasikan personel dan aset untuk pilot and software training, onsite demo, layanan drone, dan onboarding pilot baru di tim Ops. Peran ini juga bertanggung jawab atas konsistensi dokumentasi Ops, pemeliharaan Operations Manual dan SOP, koordinasi logistik peralatan antar lokasi, serta pengelolaan inventaris aset Ops secara akurat.

Peran ini bekerja langsung dengan Ops Manager dan berkoordinasi setiap hari dengan RPIC, Team Lead, tim logistik, dan customer. Peran ini membutuhkan latar belakang project management di bidang drone: mengelola timeline, mengalokasikan sumber daya tim yang terbatas di berbagai aktivitas yang berjalan bersamaan, memastikan konsistensi dokumentasi Ops, serta berkomunikasi dengan jelas kepada tim internal dan klien eksternal.

Mandatory Requirements:

• Minimal D3 atau S1 di bidang Teknik yang berkaitan dengan drone dan robotika, termasuk Geodesi, Geomatika, Geologi, Geografi, Mekatronika, Survey & Pemetaan, atau bidang terkait

• Memiliki pengalaman minimal 3 tahun di bidang project management atau project coordination di bidang drone, survey and mapping, atau geospatial data processing (wajib)

• Terbukti mampu menyusun jadwal, mengalokasikan sumber daya tim pada beberapa proyek yang berjalan secara bersamaan, serta memastikan proyek tetap berjalan sesuai timeline

• Berpengalaman menyusun dokumentasi Ops, termasuk method statement, risk assessment, project plan, dan project report

• Mampu berkomunikasi lisan dan tulisan yang jelas dalam Bahasa Indonesia, baik secara internal maupun dengan eksternal (customer)

• Teliti dan disiplin dalam pengelolaan inventaris, pelacakan aset, dan pencatatan

• Mahir menggunakan spreadsheet dan scheduling tools di Google Workspace atau Microsoft Office

• Bersedia melakukan perjalanan dinas ke lokasi proyek dan lokasi customer sesuai kebutuhan

Preferred Requirements:

• Memiliki sertifikasi remote pilot atau pengalaman langsung sebagai pilot drone
• Memahami platform DJI Enterprise serta software pengolahan fotogrametri atau LiDAR seperti DJI Terra, Pix4D, Agisoft Metashape, atau Terrasolid
• Berpengalaman bekerja sesuai persyaratan HSE customer di sektor oil and gas, pertambangan, power and utilities, atau konstruksi
• Memahami regulasi drone di Indonesia dan proses perizinan terbang
• Berpengalaman mengoordinasikan pengiriman domestik dengan freight forwarder, termasuk penanganan baterai lithium sebagai dangerous goods
• Berpengalaman menggunakan sistem asset management atau sistem check-out peralatan

Responsibilities:

Scheduling and Resource Allocation

• Mengelola master schedule Ops yang mencakup seluruh anggota tim, peralatan, dan kendaraan yang ditugaskan untuk aktivitas Ops

• Mengalokasikan pilot, RPIC, Team Lead, dan peralatan untuk setiap aktivitas berdasarkan keahlian, sertifikasi, ketersediaan, lokasi, dan beban kerja.

• Menyelesaikan bentrok jadwal antar aktivitas yang berjalan bersamaan dan mengeskalasi kekurangan sumber daya kepada Ops Manager sedini mungkin agar dapat segera ditindaklanjuti.

• Mengonfirmasi jadwal, penugasan, dan detail mobilisasi kepada tim yang ditugaskan dan kepada customer sebelum setiap aktivitas.

Activities Scheduled

• Drone Pilot and Software Training. Sesi pelatihan untuk customer dan internal, termasuk penugasan trainer, peralatan pelatihan, venue, dan koordinasi peserta.

• Onsite Demos. Demonstrasi produk di lokasi customer, dikoordinasikan dengan tim sales atau business development yang mengajukan permintaan.

• Services. Proyek layanan drone untuk customer, mulai dari mobilisasi hingga demobilisasi.

• Onboarding of New Operations Team Members. Jadwal onboarding untuk karyawan baru, mencakup orientasi, pengenalan peralatan, pelatihan SOP, dan penugasan shadowing.

Operations Documentation and Reporting

• Berkoordinasi dengan RPIC dan Team Lead agar setiap aktivitas Ops terdokumentasi secara konsisten, menggunakan template yang benar, dan tepat waktu.

• Memastikan dokumen yang diwajibkan sudah lengkap dan disetujui sebelum mobilisasi, serta laporan diserahkan setelah aktivitas selesai.

• Mengelola document register yang tertata agar setiap catatan aktivitas dapat diakses kapan pun saat diminta oleh manajemen atau customer.

Documents Covered

• Method Statements and Risk Assessments. Disusun untuk setiap layanan atau aktivitas lapangan sesuai standar Halo Robotics dan persyaratan HSE customer.

• Demo Plans and Demo Reports. Disusun sebelum setiap onsite demo dan dilaporkan setelahnya, termasuk hasil dan tindak lanjut.

• Premob Checklist. Dilengkapi dan diverifikasi sebelum setiap mobilisasi.

• Equipment Check-Out and Check-In Records. Diisi secara akurat untuk setiap item yang keluar dari atau kembali ke inventaris Ops.

Operations Manual and SOP Maintenance

• Memperbarui Operations Manual setiap kali terjadi perubahan prosedur, peralatan, atau regulasi.

• Memperbarui Operations Systems SOP, termasuk prosedur penjadwalan, dokumentasi, logistik, serta check-out dan check-in.

• Mendokumentasikan lessons learned dari insiden dan aktivitas lapangan, serta mengusulkan perbaikan SOP kepada Ops Manager.

Logistics Coordination

• Berkoordinasi dengan tim logistik untuk pengiriman keluar dan pengembalian peralatan antara Halo Robotics, lokasi proyek, dan lokasi customer.

• Mengatur detail pengiriman, termasuk pemilihan forwarder, jadwal pengiriman, persyaratan packing, dan tenggat pengiriman yang sesuai dengan jadwal aktivitas.

• Berkoordinasi dengan customer terkait pengembalian peralatan ke Halo Robotics. Customer umumnya menggunakan penyedia logistik sendiri untuk pengembalian, sehingga tanggal penjemputan, detail forwarder, dan dokumen serah terima perlu dikonfirmasi langsung dengan customer.

• Memantau seluruh peralatan yang sedang dalam pengiriman hingga penerimaan terkonfirmasi.

Asset Inventory Control

• Mengawasi seluruh inventaris aset Ops.

• Memastikan setiap check-out dan check-in peralatan tercatat secara akurat di sistem check-out dan check-in Halo Robotics.

• Melakukan stock count inventaris secara berkala dan merekonsiliasi setiap selisih.

• Menginvestigasi item yang hilang, salah tempat, atau tidak tercatat, serta melaporkan temuannya kepada Ops Manager.

• Memantau status perawatan peralatan, termasuk baterai, firmware, kalibrasi, dan servis, agar peralatan siap digunakan sesuai jadwal.

Equipment Condition and Care

• Memastikan setiap item dalam kondisi berfungsi baik, bersih, dan tertata rapi saat check-out.

• Memeriksa setiap item saat check-in dan mencatat kondisinya dibandingkan dengan kondisi saat check-out.

• Segera menangani kerusakan, kotoran, debu, komponen yang hilang, atau packing yang tidak rapi saat check-in. Item tidak boleh dikembalikan ke stok tersedia sebelum masalahnya diselesaikan.

• Mencatat kerusakan beserta tim atau aktivitas yang bertanggung jawab, serta meneruskan perbaikan atau penggantian melalui prosedur yang berlaku.

• Menegakkan standar kebersihan dan kerapian untuk case, kit, dan area penyimpanan di seluruh tim Ops.