EXECUTIVE SECRETARY TO CEO

Kualifikasi

• Pendidikan minimal DIII/S1, semua jurusan.
• Memiliki pengalaman minimal 3 tahun sebagai Executive Secretary, Secretary, Personal Assistant, atau posisi sejenis; diutamakan yang pernah mendukung Direktur/CEO/Top Management.
• Mampu berkomunikasi dengan baik dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris, baik lisan maupun tulisan.
• Kemampuan Bahasa Mandarin menjadi nilai tambah.
• Terampil menggunakan Microsoft Office dan teknologi komunikasi digital.
• Memiliki kemampuan administrasi, dokumentasi, dan filing yang baik.
• Teliti, terorganisasi, cekatan, dan memiliki perhatian terhadap detail.
• Memiliki kemampuan mengatur prioritas dan manajemen waktu yang baik.
• Komunikatif, proaktif, memiliki inisiatif, dan mampu melakukan follow-up secara konsisten.
• Mampu bekerja secara mandiri dengan arahan minimal serta mampu berkoordinasi dengan berbagai pihak.
• Memiliki kemampuan komunikasi yang diplomatis dan mampu menjaga hubungan profesional dengan berbagai level.
• Memiliki integritas tinggi, dapat dipercaya, dan mampu menjaga kerahasiaan.
• Memiliki kemampuan judgment yang baik dan mampu menghadapi situasi kerja yang dinamis.
• Bersedia melakukan perjalanan dinas ke luar kota.
• Bersedia ditempatkan di Sentul – Bogor.

Tugas & Tanggung Jawab

• Mengelola agenda dan jadwal CEO, termasuk mengatur prioritas serta memastikan kelancaran pelaksanaan setiap agenda.
• Menjadi penghubung komunikasi CEO dengan manajemen, unit/cabang, mitra bisnis, dan pihak eksternal perusahaan.
• Mengelola korespondensi dan komunikasi CEO, termasuk menyusun konsep surat, email, pesan, maupun komunikasi lainnya.
• Menyiapkan kebutuhan meeting CEO, termasuk agenda, dokumen, data, materi briefing, dan kebutuhan lainnya.
• Membuat notulen/minutes of meeting serta memastikan hasil keputusan dan tugas rapat ditindaklanjuti oleh pihak terkait.
• Melakukan monitoring dan follow-up atas berbagai hal yang menjadi perhatian atau arahan CEO.
• Menyiapkan dokumen, data, rekapitulasi, laporan, dan bahan presentasi yang diperlukan CEO.
• Mengelola dokumentasi dan pengarsipan dokumen CEO, baik fisik maupun digital.
• Mengatur kebutuhan perjalanan dinas CEO, termasuk tiket, akomodasi, transportasi, dan kebutuhan perjalanan lainnya.
• Menjaga kerahasiaan informasi, dokumen, komunikasi, agenda, dan hal-hal lain yang berkaitan dengan CEO maupun perusahaan.
• Melaksanakan tugas administratif dan koordinasi lainnya untuk mendukung efektivitas kerja CEO.