EXECUTIVE SECRETARY TO DIRECTOR

EXECUTIVE SECRETARY TO DIRECTOR

Perusahaan: CV Dwi Putu Kassirano
Lokasi: Bali
Tipe Pekerjaan: Full-time
Penempatan: Kantor Cabang Bali
Atasan Langsung: Direktur

Ringkasan Pekerjaan

CV Dwi Putu Kassirano, perusahaan yang bergerak di bidang kontraktor dapur komersial, membuka kesempatan bagi Executive Secretary to Director yang profesional dan berpengalaman untuk mendukung aktivitas serta kebutuhan administratif Direktur.

Posisi ini bertanggung jawab mengelola agenda Direktur, mengoordinasikan komunikasi dan pertemuan bisnis, mengatur perjalanan dinas, menyiapkan dokumen penting, serta memastikan setiap instruksi dan tindak lanjut pekerjaan terlaksana secara tepat waktu dengan menjaga kerahasiaan informasi perusahaan.

Tanggung Jawab Pekerjaan

1. Mengelola dan mengoordinasikan jadwal harian Direktur, termasuk rapat, kunjungan proyek, perjalanan dinas, dan pertemuan bisnis.
2. Menyiapkan kebutuhan rapat, membuat notulen, mencatat keputusan, serta memastikan seluruh tindak lanjut pekerjaan terlaksana sesuai tenggat waktu.
3. Mengelola korespondensi bisnis, email, surat resmi, dokumen penting, dan administrasi yang membutuhkan persetujuan atau tanda tangan Direktur.
4. Mengatur perjalanan dinas dalam maupun luar negeri, termasuk tiket, akomodasi, transportasi, dan kebutuhan perjalanan lainnya.
5. Menjadi penghubung komunikasi antara Direktur dengan pihak internal maupun eksternal, termasuk klien, vendor, mitra bisnis, dan tamu internasional.
6. Mengelola pengarsipan dokumen fisik dan digital serta menjaga kerahasiaan informasi dan aktivitas Direktur.
7. Melakukan monitoring instruksi, menyusun laporan progres pekerjaan, dan mengingatkan Direktur terkait agenda, tenggat waktu, serta keputusan yang perlu ditindaklanjuti.
8. Membantu pengurusan administratif dokumen perusahaan dengan bank, notaris, maupun instansi terkait sesuai arahan Direktur.
9. Melakukan rekapitulasi biaya perjalanan dinas dan kas kecil Direktur secara tertib dan akurat.
10. Berkoordinasi dengan departemen terkait untuk memastikan kebutuhan administratif dan operasional Direktur berjalan lancar.

Kualifikasi

1. Memiliki pengalaman kerja minimal 5 tahun sebagai Executive Secretary, Executive Assistant, atau Personal Assistant yang mendampingi Direktur, CEO, atau pemilik perusahaan secara langsung.
2. Memiliki pengalaman minimal 2 tahun mendampingi pimpinan yang sama.
3. Berpengalaman mengatur agenda eksekutif, perjalanan dinas domestik dan internasional, notulen rapat manajemen, korespondensi bisnis, serta dokumen perusahaan.
4. Memiliki kemampuan komunikasi yang sangat baik dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris, baik lisan maupun tulisan.
5. Mahir menggunakan Microsoft Excel dan Google Workspace (Gmail, Calendar, Docs, Sheets, dan Drive).
6. Memiliki kemampuan administrasi, manajemen waktu, pengarsipan dokumen, dan pengelolaan prioritas pekerjaan yang baik.
7. Memiliki integritas tinggi, mampu menjaga kerahasiaan informasi, teliti, profesional, serta mampu bekerja secara mandiri.
8. Berpenampilan rapi, komunikatif, tenang, tegas, sopan, dan mampu berinteraksi secara profesional dengan berbagai pihak.
9. Berdomisili dan menetap di Bali, khususnya area Denpasar, Badung, Gianyar, atau Tabanan.
10. Memiliki SIM A atau SIM C serta bersedia melakukan perjalanan dinas dan menyesuaikan waktu kerja dengan agenda Direktur.
11. Bersedia memberikan referensi profesional dari pimpinan yang pernah didampingi.

Nilai Tambah:

• Berpengalaman mendampingi pemilik perusahaan keluarga atau Direktur di industri konstruksi, manufaktur, atau hospitality.
• Memahami dokumen proyek, kontrak, perizinan, dan administrasi perusahaan.
• Menguasai PowerPoint atau Canva untuk pembuatan bahan presentasi.
• Memiliki kemampuan Bahasa Mandarin dasar.

Waktu Kerja

Senin–Jumat, pukul 08.00–17.00 WITA, dengan fleksibilitas mengikuti agenda Direktur. Ketentuan lembur atau penggantian hari kerja mengikuti peraturan perusahaan.