General Affair Administration Staff

Kualifikasi

1. Pendidikan minimal S1 dari semua jurusan
2. Memiliki pengalaman minimal 3 tahun di bidang General Affairs Administrasi Invoice
3. Memiliki pengalaman minimal 3 tahun dalam proses invoice end to end
4. Memiliki kemampuan komunikasi dan koordinasi yang baik dengan tim internal, vendor, dan pihak eksternal
5. Terbiasa menggunakan Microsoft Excel tingkat lanjut (Pivot Table, VLOOKUP/XLOOKUP, dll.)
6. Terbiasa dengan sistem ERP
7. Kemampuan berpikir kritis yang kuat untuk membaca data kompleks dan mengubahnya menjadi strategi yang dapat ditindaklanjuti.
8. Dapat bergabung secepat nya

Tugas dan Tanggung Jawab

1. Menerima invoice atau billing statement dari vendor penyedia tiket (Travel Agent, maskapai, aplikasi OTA, atau vendor transportasi).
2. Mengurus pemesanan tiket (pesawat, kereta api, atau transportasi lain) untuk karyawan yang akan melakukan perjalanan dinas atau tamu perusahaan.
3. Menyesuaikan jadwal keberangkatan dan kepulangan dengan kebutuhan serta budget perusahaan
4. Mengurus proses reschedule (perubahan jadwal) atau refund (pembatalan/pengembalian dana) tiket jika ada perubahan rencana dari manajemen atau karyawan
5. Memastikan rincian pada invoice sesuai dengan pemesanan aktual (nama penumpang, tanggal, rute, dan harga yang sudah disetujui).
6. Menyiapkan berkas klaim, Purchase Order (PO), atau formulir permintaan pembayaran (Payment Request) untuk diteruskan ke bagian Finance/Accounting. [1]
7. Menyimpan arsip invoice, e-tiket, bukti bayar, dan dokumen pendukung secara rapi, baik fisik maupun digital, untuk keperluan audit
8. Membuat laporan berkala (bulanan/mingguan) terkait pengeluaran pengeluaran tiket dan perjalanan dinas kepada atasan atau bagian keuangan