HR & Office Administration

Posisi ini berperan penting dalam memastikan administrasi HR, pengelolaan data karyawan, komunikasi internal, dan kegiatan kantor berjalan tertib, responsif, serta terdokumentasi dengan baik.

Tanggung jawab utama berfokus pada administrasi HR, dengan dukungan tambahan untuk koordinasi kantor dan layanan front office. Posisi ini akan bekerja sama dengan Operations, manajemen, dan berbagai departemen terkait.

Tanggung Jawab Utama

1. Administrasi

• Mengelola dan memperbarui data, dokumen, serta arsip karyawan secara akurat dan rahasia.
• Merekap absensi, keterlambatan, cuti, izin, lembur, dan ketidakhadiran karyawan.
• Mendukung proses rekrutmen, penjadwalan wawancara, komunikasi kandidat, serta onboarding dan offboarding.
• Melakukan data entry dan memperbarui database perusahaan secara akurat.
• Mengelola email dan WhatsApp serta memastikan setiap permintaan ditindaklanjuti.
• Menyiapkan surat, formulir, laporan, notulen, dan dokumen perusahaan.
• Mengelola arsip digital dan fisik agar rapi serta mudah ditemukan.
• Berkoordinasi dengan berbagai departemen untuk mendukung kebutuhan operasional kantor.
• Menjalankan tugas administrasi lainnya sesuai kebutuhan Operations Manager dan manajemen.
• Mencatat hasil rapat dan batas waktu pekerjaan, kemudian membagikan rangkumannya kepada pihak terkait.

2. Front Office

• Menyambut tamu, kandidat, dan pihak eksternal dengan ramah dan profesional.
• Menjawab serta mengarahkan telepon, pesan, dan pertanyaan kepada pihak yang tepat.
• Mengoordinasikan penggunaan dan kesiapan ruang pertemuan, ruang pelatihan, dan showroom, termasuk fasilitas serta perlengkapan pendukung pelatihan.
• Membantu kebutuhan sederhana karyawan dan tamu selama berada di kantor.

Kualifikasi dan Kompetensi yang Dicari

• Pendidikan minimal SMA/SMK sederajat atau D3 dari jurusan yang relevan.
• Memiliki pengalaman minimal 2 tahun di bidang administrasi/Human Resources.
• Teliti, rapi, dan mampu menjaga keakuratan data serta kelengkapan dokumen.
• Mampu menggunakan Microsoft Office dan Google Workspace, terutama Microsoft Excel dan Google Sheets.
• Mampu menggunakan program HR, payroll, absensi, atau sistem administrasi lainnya.
• Mampu menyampaikan informasi melalui email secara jelas, teratur, profesional, dan mudah ditindaklanjuti.
• Mampu berkomunikasi dan berkoordinasi dengan karyawan, atasan, serta pihak terkait secara ramah dan profesional.
• Mampu beradaptasi dan bekerja secara efektif dalam lingkungan kerja yang dinamis.
• Mampu menjaga kerahasiaan data dan informasi perusahaan serta karyawan.