Import Manager (Mandarin Speaker)

Kami mencari IMPORT MANAGER MANDARIN SPEAKER yang bertanggung jawab atas seluruh proses impor perusahaan mulai dari perencanaan pembelian, koordinasi dengan supplier luar negeri, pengurusan dokumen, kepatuhan terhadap regulasi pemerintah, hingga memastikan barang tiba di gudang tepat waktu, sesuai biaya yang telah ditetapkan, dan memenuhi seluruh persyaratan legal.

Tanggung Jawab Utama

1. Perencanaan dan Pengadaan Impor

* Menyusun rencana impor berdasarkan kebutuhan perusahaan.

* Berkoordinasi dengan tim Purchasing, Warehouse, dan Finance mengenai jadwal pengadaan barang.

* Memastikan ketersediaan stok melalui perencanaan impor yang efektif.

2. Manajemen Supplier

* Berkomunikasi dan bernegosiasi dengan supplier luar negeri mengenai harga, spesifikasi produk, MOQ, lead time, dan syarat pembayaran.

* Menjaga hubungan kerja yang baik dengan supplier untuk memastikan kelancaran pasokan.

3. Manajemen Dokumen Impor

* Memastikan seluruh dokumen impor lengkap dan akurat, meliputi:

* Purchase Order (PO)

* Commercial Invoice

* Packing List

* Bill of Lading / Air Waybill

* Certificate of Origin (COO)

* Insurance Certificate

* Certificate of Analysis (COA)

* Health Certificate

* Dokumen pendukung lainnya sesuai regulasi.

4. Kepatuhan Regulasi

* Memastikan seluruh proses impor sesuai dengan ketentuan:

* Direktorat Jenderal Bea dan Cukai

* BPOM

* Kementerian Perdagangan

* Karantina

* Instansi pemerintah lainnya.

* Mengurus perizinan impor seperti SKI BPOM, PIRT (bila diperlukan), dan dokumen legal lainnya.

5. Koordinasi Logistik Internasional

* Berkoordinasi dengan freight forwarder, shipping line, EMKL, dan perusahaan logistik.

* Mengawasi jadwal stuffing, sailing schedule, ETA, dan proses customs clearance.

* Memastikan proses pengiriman berjalan sesuai jadwal.

6. Pengendalian Biaya

* Mengontrol seluruh biaya impor seperti:

* Freight

* Customs Clearance

* Bea Masuk

* Pajak Impor

* Storage

* Demurrage

* Trucking

* Mencari peluang efisiensi biaya tanpa mengurangi kualitas layanan.

7. Monitoring Proses Clearance

* Mengawasi proses customs clearance hingga barang diterima di gudang.

* Menyelesaikan kendala yang muncul selama proses impor.

8. Analisis dan Pelaporan

* Menyusun laporan rutin mengenai:

* Status shipment

* ETA

* Outstanding import

* Biaya impor

* Kendala operasional

* KPI departemen impor.

* Memberikan rekomendasi untuk meningkatkan efisiensi proses impor.

9. Manajemen Tim

* Memimpin, membimbing, dan mengevaluasi kinerja tim Import.

* Menyusun SOP dan memastikan seluruh proses dijalankan sesuai standar perusahaan.

* Melakukan pelatihan serta pengembangan kompetensi anggota tim.

10. Continuous Improvement

* Mengidentifikasi risiko dalam proses impor dan menyusun langkah mitigasi.

* Mengembangkan sistem kerja yang lebih efisien melalui digitalisasi, otomatisasi, dan perbaikan SOP.

* Membangun hubungan kerja yang baik dengan instansi pemerintah, forwarder, dan vendor terkait.

Wewenang

* Menyetujui dokumen impor sebelum proses pengiriman.

* Bernegosiasi dengan supplier dan vendor logistik.

* Menentukan forwarder atau shipping line sesuai kebutuhan perusahaan.

* Memberikan rekomendasi terkait strategi impor dan efisiensi biaya.

* Mengusulkan perbaikan SOP dan proses kerja departemen impor.

KPI (Key Performance Indicator)

* Ketepatan waktu kedatangan barang (On-Time Arrival).

* Persentase customs clearance tepat waktu.

* Akurasi dokumen impor.

* Persentase keberhasilan pengurusan izin impor.

* Efisiensi biaya impor.

* Jumlah shipment tanpa kendala.

* Tingkat kepatuhan terhadap regulasi pemerintah.

* Persentase penyelesaian masalah impor sesuai target waktu.

Kompetensi yang Dibutuhkan

* Pengetahuan mendalam mengenai proses impor dan ekspor.

* Memahami regulasi Bea Cukai, BPOM, INSW, dan perizinan impor.

* Mampu membaca dan menganalisis dokumen perdagangan internasional.

* Kemampuan negosiasi dengan supplier dan vendor.

* Kemampuan analisis biaya dan pengambilan keputusan.

* Leadership dan people management.

* Komunikasi yang baik dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Mandarin (wajib)

* Mampu mengoperasikan Microsoft Office dan sistem ERP.