Internal Audit Manager

TANGGUNG JAWAB UTAMA

1. Memimpin fungsi Internal Audit perusahaan secara independen dan berbasis risiko.
2. Menyusun risk-based audit approach berdasarkan tingkat risiko finansial, operasional, inventory, fraud, compliance, dan sistem.
3. Menentukan prioritas audit berdasarkan:

• nilai transaksi,
• tingkat risiko,
• materialitas,
• frekuensi kejadian,
• kelemahan internal control,
• indikasi fraud,
• dan dampaknya terhadap perusahaan.

1. Melakukan audit secara menyeluruh terhadap fungsi:

• Finance
• Accounting
• Cash & Bank
• Account Receivable
• Account Payable
• Purchasing
• Inventory
• Warehouse
• Retail Store
• Sales
• Distribution
• Expedition
• Fixed Asset
• Payroll
• dan proses operasional lainnya.

1. Melakukan financial audit review terhadap transaksi dan pencatatan keuangan perusahaan.
2. Melakukan pengujian atas jurnal, ledger, dokumen transaksi, rekening bank, kas, invoice, pembayaran, penerimaan, dan supporting document.
3. Melakukan analisa terhadap kemungkinan:

• transaksi tidak wajar,
• duplicate payment,
• unauthorized payment,
• unsupported transaction,
• manipulation,
• fictitious transaction,
• revenue leakage,
• dan kesalahan pencatatan.

1. Melakukan review terhadap Account Receivable termasuk aging, outstanding customer, overdue, collection, credit limit, dan potensi bad debt.
2. Melakukan review terhadap Account Payable termasuk invoice supplier, PO, penerimaan barang, pembayaran, dan potensi duplicate atau overpayment.
3. Melakukan rekonsiliasi antara data transaksi, dokumen fisik, sistem, dan laporan keuangan apabila ditemukan ketidaksesuaian.
4. Melakukan audit terhadap transaksi cash dan bank, termasuk petty cash, kas toko, kas besar, reimbursement, transfer, dan transaksi non-rutin.
5. Melakukan review terhadap proses closing dan memastikan terdapat adequate supporting document serta control.
6. Melakukan audit inventory secara menyeluruh, tidak terbatas pada kegiatan stock opname.
7. Menganalisa perbedaan antara:

• stock system,
• stock fisik,
• receiving,
• sales,
• transfer,
• return,
• adjustment,
• damaged goods,
• dan movement lainnya.

1. Melakukan inventory movement analysis untuk menemukan abnormal movement dan potential leakage.
2. Mampu membedakan antara:

• operational variance,
• system error,
• migration error,
• cut-off error,
• transaction timing,
• human error,
• dan indikasi fraud.

1. Melakukan analisa terhadap variance stock sampai menemukan root cause, bukan hanya melaporkan angka selisih.
2. Melakukan audit terhadap proses penerimaan barang mulai dari supplier/import sampai barang diterima dan masuk ke sistem.
3. Melakukan audit terhadap proses:
   Receiving → Checking → Put Away → Storage → Picking → Delivery → Return → Adjustment.
4. Mengevaluasi risiko barang:

• hilang,
• rusak,
• tidak tercatat,
• salah lokasi,
• salah item code,
• duplicate item,
• stock negative,
• obsolete,
• slow moving,
• maupun unexplained variance.

1. Melakukan audit terhadap proses purchasing dari:
   Purchase Request → Approval → PO → Receiving → Invoice → Payment.
2. Mengidentifikasi potensi:

• conflict of interest,
• vendor manipulation,
• price manipulation,
• kickback,
• fictitious purchasing,
• split purchase,
• unauthorized purchasing,
• dan transaksi tidak wajar lainnya.

1. Melakukan audit terhadap proses sales mulai dari order sampai penerimaan pembayaran.
2. Mengidentifikasi potensi:

• unauthorized discount,
• price override,
• fictitious sales,
• unauthorized return,
• customer credit abuse,
• unrecorded sales,
• dan revenue leakage.

1. Melakukan audit terhadap pengiriman dan ekspedisi termasuk surat jalan, trip, barang keluar, proof of delivery, retur, dan potensi kehilangan selama proses delivery.
2. Melakukan operational audit untuk menilai apakah proses kerja masing-masing divisi efektif, efisien, dan sesuai SOP.
3. Tidak hanya memeriksa compliance, tetapi juga mempertanyakan apakah SOP atau control yang digunakan masih efektif.
4. Mengidentifikasi proses kerja yang:

• redundant,
• tidak efisien,
• tidak memiliki segregation of duties,
• memiliki excessive access,
• atau memiliki risiko manipulasi.

1. Melakukan internal control assessment terhadap seluruh proses bisnis perusahaan.
2. Mengevaluasi apakah terdapat pemisahan fungsi yang memadai antara:

• requesting,
• approving,
• receiving,
• recording,
• custody,
• dan payment.

1. Mengidentifikasi kelemahan kontrol yang memungkinkan satu individu mengendalikan seluruh proses transaksi.
2. Melakukan review terhadap user access dan authority pada ERP/system berdasarkan kebutuhan audit.
3. Mengidentifikasi akses sistem yang berlebihan, tidak sesuai jabatan, atau berpotensi disalahgunakan.
4. Melakukan audit terhadap transaksi adjustment, cancellation, deletion, override, backdate, maupun perubahan transaksi yang memiliki risiko tinggi.
5. Menggunakan data dari ERP, Excel, maupun sumber lain untuk melakukan audit analytics.
6. Melakukan analisa terhadap:

• duplicate transactions,
• unusual transaction,
• abnormal quantity,
• abnormal pricing,
• unusual timing,
• transaction pattern,
• user activity,
• dan exception lainnya.

1. Menggunakan teknik sampling berdasarkan risiko dan materiality, bukan sekadar random sampling.
2. Mengembangkan exception-based auditing untuk memfokuskan audit pada transaksi atau aktivitas yang memiliki risiko tinggi.
3. Melakukan fraud risk assessment terhadap divisi yang memiliki exposure tinggi.
4. Memimpin investigasi apabila terdapat indikasi:

• fraud,
• theft,
• manipulation,
• collusion,
• conflict of interest,
• abuse of authority,
• atau pelanggaran internal.

1. Melakukan investigative interview terhadap pihak terkait dan melakukan cross-check antara keterangan, dokumen, CCTV, sistem, dan bukti lainnya.
2. Mampu membedakan dengan jelas antara fakta, indikasi, asumsi, dan kesimpulan audit.
3. Menjaga chain of evidence dan kualitas working paper pada audit investigatif.
4. Melakukan root cause analysis untuk setiap temuan material.
5. Menentukan apakah akar permasalahan berasal dari:

• people,
• process,
• system,
• policy,
• supervision,
• control weakness,
• atau intentional misconduct.

1. Mengklasifikasikan temuan berdasarkan tingkat risiko seperti:
   Low, Medium, High, dan Critical.
2. Menilai dampak temuan dari sisi:

• financial exposure,
• operational impact,
• fraud risk,
• compliance risk,
• reputational risk,
• dan business continuity.

1. Memberikan rekomendasi yang praktis, measurable, dan dapat diimplementasikan oleh auditee.
2. Menetapkan Corrective Action dan Preventive Action (CAPA) terhadap temuan signifikan.
3. Menantang corrective action dari auditee apabila tidak menyelesaikan root cause.
4. Memastikan setiap temuan memiliki PIC, target date, action plan, dan evidence of completion.
5. Melakukan follow-up dan retesting untuk memastikan corrective action benar-benar efektif.
6. Mengidentifikasi recurring findings dan melakukan eskalasi apabila masalah yang sama terus berulang.
7. Melakukan review kritis terhadap hasil kerja auditor sebelum laporan disampaikan.
8. Melakukan quality assurance terhadap working paper, evidence, sampling, calculation, dan conclusion auditor.
9. Mampu menemukan apabila auditor hanya melakukan checklist tanpa analisa substantif.
10. Membimbing auditor dalam mengembangkan kemampuan financial audit, operational audit, data analysis, dan investigation.
11. Mengukur kualitas auditor berdasarkan:

• accuracy,
• quality of findings,
• quality of evidence,
• analytical ability,
• productivity,
• dan effectiveness of recommendations.

1. Memberikan coaching kepada auditor yang memiliki kelemahan analisa maupun kualitas pemeriksaan.

KUALIFIKASI & SPESIFIKASI TEKNIS

1. Pendidikan minimal S1 Akuntansi, Finance, Management, atau bidang relevan.
2. Latar belakang Akuntansi sangat diutamakan karena posisi membutuhkan kemampuan audit finansial yang kuat.
3. Memiliki pengalaman minimal 7 tahun di bidang Internal Audit / External Audit / Risk / Internal Control, dengan minimal 3 tahun pada level Supervisor, Assistant Manager, atau Manager.
4. Wajib memiliki pengalaman audit di luar stock opname.
5. Kandidat yang pengalaman auditnya mayoritas hanya melakukan stock opname atau inventory count tidak menjadi profil utama yang dicari.
6. Wajib memiliki pengalaman langsung dalam financial audit, termasuk pemahaman transaksi accounting dan laporan keuangan.
7. Memahami:

• General Ledger
• Journal Entry
• Trial Balance
• Profit & Loss
• Balance Sheet
• Cash Flow
• Account Receivable
• Account Payable
• Bank Reconciliation
• Accrual
• Prepayment
• Fixed Asset
• Inventory Accounting.

1. Mampu melakukan tracing transaksi dari source document sampai pencatatan accounting dan laporan keuangan, maupun sebaliknya.
2. Memahami prinsip cut-off, completeness, existence, accuracy, valuation, rights & obligations, dan presentation dalam proses audit.
3. Memiliki pengalaman melakukan audit cash, bank, receivable, payable, purchasing, inventory, sales, dan operational process.
4. Memiliki pengalaman melakukan operational audit dan process review.
5. Memiliki kemampuan menilai desain dan efektivitas internal control.
6. Memahami konsep:

• segregation of duties,
• maker-checker,
• authorization,
• access control,
• reconciliation,
• exception control,
• preventive control,
• detective control.

1. Mampu berkomunikasi menggunakan Bahasa Hokkian dan/atau Mandarin menjadi nilai positif dan nilai tambah dalam proses seleksi.