Marketing Operation Officer (Admin support)

Qualifications

• Minimal S1 dari semua jurusan
• Memiliki pengalaman 1–2 tahun di bidang Marketing Operations, Event, atau Brand Operations
• Mahir menggunakan Microsoft Excel dan Microsoft Word
• Memiliki kemampuan administrasi, koordinasi, dan pengolahan data yang baik
• Mampu bekerja secara detail, terorganisir, dan multitasking
• Memiliki kemampuan komunikasi yang baik serta mampu berkoordinasi dengan berbagai pihak
• Proaktif, memiliki ownership yang tinggi, dan mampu bekerja secara mandiri
• Mampu bekerja di lingkungan yang dinamis dan fast-paced

Job Description

Event Operations

• Mengelola persiapan dan pelaksanaan event marketing di berbagai brand dan store.
• Menyusun serta memonitor timeline, checklist, dan kebutuhan operasional event.
• Berkoordinasi dengan vendor, venue, dan pihak terkait untuk memastikan kelancaran pelaksanaan event.
• Memastikan pengiriman perlengkapan event ke lokasi berjalan tepat waktu.
• Mengelola pengajuan cash advance dan kebutuhan administrasi event lainnya.

Budget & Administration

• Melakukan rekapitulasi dan monitoring realisasi budget marketing secara akurat dan tepat waktu.
• Mengelola pengajuan pembayaran vendor serta memastikan kelengkapan dokumen pendukung.
• Melakukan monitoring cash advance dan pertanggungjawabannya.
• Mengelola administrasi hadiah promosi serta koordinasi pengiriman kepada customer atau partner.

Asset & Merchandise Management

• Mengelola inventaris merchandise dan aset marketing.
• Memastikan seluruh aset dan merchandise tercatat dengan baik serta terdistribusi sesuai kebutuhan.
• Berkoordinasi dengan tim gudang, logistik, dan vendor terkait pengiriman barang.

Cross-Functional Coordination

• Berkoordinasi dengan tim Finance terkait pembayaran dan administrasi anggaran.
• Berkoordinasi dengan tim Operasional, Gudang, Brand Executive, dan tim Marketing terkait kebutuhan event dan distribusi barang.
• Menjadi penghubung komunikasi antar tim untuk memastikan seluruh aktivitas marketing berjalan sesuai rencana.

Reporting & Documentation

• Menyiapkan laporan operasional marketing secara berkala.
• Memastikan seluruh dokumen, laporan, dan data operasional terdokumentasi dengan baik.
• Menjalankan SOP yang berlaku dan mendukung implementasi proses operasional yang efektif.
• Berpartisipasi aktif dalam program training dan pengembangan perusahaan.