Operations Coordinator

Tanggung jawab:

• Mengelola dan mengoordinasikan pembagian pekerjaan tim Operations Officer berdasarkan workload, prioritas customer, dan target penyelesaian pekerjaan.
• Memastikan akurasi dan keterbaruan data operasional, termasuk data customer/supplier, price list supplier, item master, serta informasi pendukung transaksi dalam sistem/aplikasi.
• Melakukan review dan monitoring proses Customer Order hingga Purchase Order untuk memastikan kelengkapan, akurasi transaksi, dan kesesuaian dengan kebutuhan customer.
• Mengelola proses pembelian melalui konsolidasi kebutuhan, pembuatan Purchase Order, koordinasi supplier, serta memastikan kesesuaian PO dan Invoice.
• Menjadi PIC koordinasi dengan supplier terkait konfirmasi pesanan, perubahan harga, negosiasi harga, ketersediaan barang, lead time, serta penyelesaian kendala pembelian.
• Mengkoordinasikan proses logistik dan pengiriman dengan forwarder untuk memastikan konsolidasi shipment, jadwal pengiriman, dan ETA barang berjalan sesuai rencana.
• Melakukan monitoring end-to-end aktivitas operasional, termasuk progress order, pembelian ke supplier, pembayaran, shipment, dan penyelesaian kendala yang membutuhkan eskalasi.
• Mengelola kinerja tim operasional melalui monitoring workload, pencapaian target, redistribusi pekerjaan, serta memberikan coaching dan arahan kepada Operations Officer.
• Melakukan koordinasi dengan Finance terkait proses pembayaran supplier dan memastikan kelancaran proses pemenuhan pesanan setelah pembayaran dilakukan.
• ·Mengidentifikasi dan mengimplementasikan improvement proses operasional untuk meningkatkan efektivitas, efisiensi, dan kualitas layanan kepada customer.

Kualifikasi:

• Minimal S1 di Manajemen, Pemasaran, Ekonomi, Life Science (Kimia, Biologi, Teknologi Pangan), atau bidang terkait.
• Memiliki pengalaman minimal 3-5 tahun di bidang Operations, Procurement, Purchasing, Supply Chain, Import-Export, dan Logistics.
• Berpengalaman dalam proses quotation customer, customer order, purchase order, supplier coordination, inventory/stok, PO Management dan shipment monitoring.
• Memiliki pengalaman dalam mengoordinasikan proses operasional end-to-end flow mulai dari inquiry, customer order, purchasing, supplier management, hingga delivery.
• Memahami alat laboratorium dan alat kesehatan serta aplikasinya di lapangan.
• Menguasai MS Office dan kemampuan berbahasa Inggris sebagai nilai tambah.
• Memahami penggunaan sistem ERP/operational system atau sistem sejenis menjadi nilai tambah, quotation, order management, dan administrasi transaksi.
• Kemampuan analytical thinking, problem solving, communication, dan leadership skills.
• Komunikatif, teliti, memiliki perhatian tinggi terhadap detail, memiliki ownership, dan mampu bekerja dengan target dan deadline.
• Memiliki pengalaman minimal 1 tahun dalam mengoordinasikan tim atau menjadi PIC proses operasional menjadi nilai tambah.
• Bisa bekerja dalam tim dan berkoordinasi antar tim lintas fungsi baik internal dan eksternal.