Peronal Assistant

POSISI : Personal Assistant

DESKRIPSI : Personal Assistant memiliki peranan penting untuk mendukung Pimpinan/Direktur dan perusahaan dalam hal kesekretariatan dan administratif secara efisien dan efektif. Posisi ini merupakan representasi perusahaan dalam menangani klien/calon klien dan relasi bisnis, serta melakukan koordinasi dan menjaga hubungan yang baik dengan pihak internal maupun eksternal. Personal Assistant juga membantu perusahaan dalam pengembangan bisnis yang efektif untuk mencapai target perusahaan, menjaga dan meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan, loyalitas terhadap perusahaan, serta nilai jangka panjang untuk perusahaan.

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB :

1. Mengatur agenda, jadwal kegiatan, perjalanan dinas, maupun hal-hal lain yang perlu dilakukan dengan pihak internal maupun eksternal, untuk kepentingan perusahaan secara umum, maupun kepentingan Pimpinan/Direktur secara khusus.

2. Menghadiri kegiatan Pimpinan/Direktur yang berhubungan dengan pekerjaan, mencatat memo, dan recording (jika diperlukan) serta melakukan reminder dan/atau follow-up terkait hal-hal yang perlu dilakukan kepada Pimpinan/Direktur maupun kepada pihak-pihak terkait.

3. Melakukan koordinasi, monitoring status dan masa berlaku dokumen kerja perusahaan (termasuk dokumen legalitas, dokumen administrasi, dokumen teknis, maupun dokumen harga) secara tepat dan lengkap sesuai kebutuhan Pimpinan/Direktur secara khusus, maupun dokumen terkait kebutuhan tender/project.

4. Melakukan follow-up dan koordinasi dengan tim internal lintas divisi, Distributor, Principal, Business Partner, dan klien/calon klien untuk menjalankan seluruh kegiatan pra-project (tidak hanya terbatas pada presentasi dan demo solusi, PoC, serta implementasi) terhadap solusi produk/jasa yang disediakan oleh perusahaan.

5. Menjaga nama baik perusahaan, meningkatkan hubungan yang baik dengan customer, calon customer, dan relasi bisnis, bahkan meningkatkan kepercayaan, kepuasan pelanggan, serta loyalitas terhadap perusahaan.

6. Bekerja sama dan berkolaborasi dengan tim Sales untuk menentukan strategi pendekatan yang efektif kepada klien/calon klien.

7. Mendukung Pimpinan/Direktur dan tim Sales dalam mengidentifikasi, menjangkau, dan mendapatkan project dan/atau customer baru serta peluang bisnis yang potensial.

8. Mampu melakukan negosiasi harga dan kontrak/perjanjian dengan Customer, Principal dan Distributor.

9. Memastikan proses approach hingga kegiatan project berjalan dengan baik sesuai dengan kontrak/perjanjian, dan dapat memenuhi kebutuhan klien, serta mencapai objective project.

10. Membantu meng-handle customer request/problem dari klien/calon klien, dan melakukan koordinasi dengan pihak terkait.

11. Membuat report aktivitas harian, mingguan, dan bulanan, serta melakukan update progress.

12. Melaksanakan tugas tambahan lainnya yang diberikan oleh Atasan/Perusahaan yang masih berhubungan dengan Fungsi dan Jabatan.