Personal assistance

Gambaran Umum Pekerjaan
Kami mencari Personal Assistant yang profesional dan terorganisir untuk mendukung operasional harian dan memberikan dukungan administratif kepada para eksekutif di perusahaan kami. Sebagai Personal Assistant, Anda akan menjadi tulang punggung tim manajemen, memastikan semua kegiatan berjalan lancar dan efisien. Posisi ini memerlukan individu yang memiliki kemampuan multitasking yang kuat, perhatian terhadap detail, dan kemampuan komunikasi yang sangat baik. Anda akan bekerja secara tatap muka di kantor kami yang berlokasi di Depok, Jawa Barat, dengan tanggung jawab untuk mengelola jadwal, mengorganisir acara, dan menangani berbagai tugas administratif strategis.

Tanggung Jawab Utama

• Mengelola jadwal dan kalender eksekutif dengan cermat, menjadwalkan rapat, perjalanan, dan acara penting dengan koordinasi yang tepat.
• Menyelenggarakan dan mengarsipkan dokumen, catatan, dan file penting dengan sistem organisasi yang terstruktur dan mudah diakses.
• Menangani komunikasi internal dan eksternal, termasuk email, panggilan telepon, dan korespondensi dengan profesionalisme tinggi.
• Mempersiapkan laporan, presentasi, dan materi rapat yang diperlukan oleh eksekutif dengan format yang rapi dan profesional.
• Mengatur perjalanan bisnis, termasuk pemesanan tiket, hotel, transportasi, dan dokumentasi yang diperlukan.
• Memberikan dukungan administratif dalam penyelenggaraan rapat dan acara perusahaan, termasuk persiapan dan follow-up.
• Mengelola tugas-tugas prioritas dan deadline dengan efisien, sambil mampu beradaptasi dengan perubahan kebutuhan yang mendadak.
• Menjaga kerahasiaan dan integritas informasi sensitif perusahaan dengan standar profesionalisme tertinggi.

Keterampilan, Kualifikasi, dan Pengalaman yang Dibutuhkan

• Pendidikan minimal Sekolah Menengah Atas (SMA) atau sederajat, dengan preferensi untuk lulusan Diploma atau Sarjana di bidang Administrasi, Manajemen Perkantoran, atau Sekretariat.
• Minimal 2-3 tahun pengalaman bekerja sebagai Personal Assistant, Asisten Eksekutif, atau posisi administratif sejenis di lingkungan korporat.
• Kemampuan komunikasi lisan dan tertulis yang sangat baik dalam bahasa Indonesia dan bahasa Inggris.
• Penguasaan aplikasi Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) dan tools manajemen jadwal digital.
• Keterampilan organisasi yang luar biasa dengan kemampuan menangani multitasking dan prioritas yang kompleks secara bersamaan.
• Kemampuan problem-solving yang kuat dan inisiatif dalam mengidentifikasi peluang perbaikan proses administratif.
• Sikap profesional, diskrit, dan dapat diandalkan dengan kemampuan menjaga kerahasiaan.
• Fleksibilitas dan adaptabilitas terhadap perubahan lingkungan kerja yang dinamis dan prioritas yang berkembang.
• Pengalaman dalam mengorganisir acara atau perjalanan bisnis merupakan nilai tambah yang signifikan.