Personal Assistant

JINISO mencari Personal Assistant Direktur yang bertanggung jawab memastikan seluruh fasilitas rumah, kantor, dan gudang dalam kondisi baik, aman, nyaman, dan berfungsi optimal melalui preventive & corrective maintenance, pengelolaan vendor, kontrol budget, serta monitoring aset dan fasilitas.

Tanggung Jawab:

• Menyusun dan menjalankan preventive maintenance schedule harian, mingguan, bulanan, hingga tahunan untuk seluruh fasilitas dan equipment.
• Melakukan inspeksi rutin terhadap fasilitas rumah, kantor, dan gudang serta mengidentifikasi potensi masalah sebelum menjadi kerusakan.
• Menangani corrective maintenance, mulai dari menerima laporan, melakukan pengecekan, menentukan urgensi, koordinasi teknisi/vendor, hingga memastikan pekerjaan selesai dan hasilnya sesuai.
• Mengelola maintenance berbagai fasilitas seperti AC, listrik, plumbing, pompa, genset, CCTV, internet/Wi-Fi, water heater, kitchen equipment, warehouse equipment, rolling door, APAR, dan fasilitas lainnya.
• Menjadi PIC untuk emergency facility issues dan mampu mengambil tindakan cepat tanpa selalu menunggu instruksi.
• Mengelola vendor, termasuk sourcing, quotation comparison, negosiasi, monitoring kualitas pekerjaan, dan evaluasi vendor.
• Melakukan cost control dengan memastikan setiap pekerjaan memiliki quotation, approval, invoice, dokumentasi, dan bukti pembayaran yang lengkap.
• Membuat dan memperbarui asset database yang mencakup lokasi, spesifikasi, warranty, service schedule, riwayat kerusakan, dan budget maintenance.
• Mengelola maintenance calendar serta memastikan seluruh jadwal service tidak terlewat.
• Mendukung proyek renovasi, instalasi equipment baru, dan facility improvement, termasuk survey, budgeting, vendor coordination, timeline, dan quality control.
• Berkoordinasi dengan security, cleaning service, driver, gardener, ART, technician, building management, dan pihak terkait lainnya sesuai kebutuhan operasional.
• Membuat weekly facility report yang mencakup problem, action, status, cost, next maintenance, dan potential problem.

Kualifikasi:

• Pengalaman 2-3 tahun di Facility Management, General Affairs, Building Maintenance, Property Management, Engineering Coordinator, atau bidang terkait.
• Memiliki basic knowledge mengenai listrik, plumbing, AC, bangunan, dan maintenance.
• Highly organized, detail oriented, memiliki sense of urgency
• Memiliki skill komunikasi yang sangat baik dan dapat berkoordinasi dengan tim
• Dapat menggunakan microsoft excel/google sheets
• Memiliki kemampuan negosiasi vendor dan memiliki network vendor menjadi nilai plus
• bersedia **Working mobile (**rumah, kantor, dan warehouse)
• Memiliki kendaraan menjadi nilai plus