Personal Assistant /

Personal Assistant & Administrative Staff – Dental Clinic

Deskripsi Pekerjaan

Kami mencari Personal Assistant & Administrative Staff yang profesional, teliti, proaktif, dan memiliki kemampuan organisasi yang baik untuk mendukung operasional klinik gigi serta kebutuhan administratif dan personal dari manajemen.

Posisi ini akan bertanggung jawab dalam membantu pengelolaan administrasi sehari-hari, dokumen, koordinasi jadwal, komunikasi, serta berbagai kebutuhan pendukung lainnya. Kandidat juga diharapkan memiliki kemampuan dasar dalam pembuatan materi desain dan konten pendukung untuk kebutuhan klinik.

Tanggung Jawab Utama

1. Personal Assistant

• Membantu mengatur jadwal kegiatan, meeting, dan appointment.
• Mengelola kalender dan memastikan agenda berjalan dengan baik.
• Membantu mengingatkan jadwal, deadline, dan tugas penting.
• Melakukan koordinasi dengan pihak internal maupun eksternal sesuai kebutuhan.
• Membantu berbagai kebutuhan administratif dan operasional manajemen.
• Menjaga kerahasiaan informasi dan dokumen perusahaan maupun pribadi.

2. Administrasi Klinik

• Mengelola dan mengorganisir dokumen administrasi klinik.
• Membuat, menyusun, dan memperbarui dokumen, laporan, surat, serta spreadsheet.
• Membantu pengarsipan dokumen secara digital maupun fisik.
• Memastikan data dan dokumen tersusun dengan rapi dan mudah diakses.
• Membantu monitoring kebutuhan operasional dan administrasi klinik.
• Melakukan input data dan pekerjaan administratif lainnya secara akurat.

3. Media Design & Content Support

• Membantu membuat desain sederhana untuk kebutuhan klinik, seperti:

  • Poster dan flyer promosi
  • Konten media sosial
  • Informasi layanan
  • Materi edukasi pasien
  • Presentasi dan materi internal

• Membantu mengedit dan mempersiapkan dokumen visual sesuai kebutuhan.

• Membantu membuat materi menggunakan aplikasi seperti Canva atau software desain lainnya.

• Berkoordinasi untuk memastikan materi visual sesuai dengan branding klinik.

4. General Support

• Membantu berbagai tugas dan project sesuai kebutuhan manajemen.
• Melakukan research sederhana terkait kebutuhan bisnis atau operasional.
• Membantu koordinasi vendor atau pihak eksternal apabila diperlukan.
• Bersedia menangani tugas tambahan yang relevan dengan kebutuhan klinik.

Kualifikasi

• Minimal pendidikan SMA/SMK atau Diploma/Sarjana dari jurusan yang relevan.
• Memiliki pengalaman di bidang administrasi, personal assistant, secretary, atau posisi serupa menjadi nilai tambah.
• Terampil menggunakan Microsoft Office atau Google Workspace, terutama Word/Docs, Excel/Sheets, dan PowerPoint/Slides.
• Memiliki kemampuan dasar menggunakan Canva atau aplikasi desain lainnya.
• Memiliki kemampuan administrasi dan organisasi yang baik.
• Teliti, rapi, dan mampu mengelola banyak tugas sekaligus.
• Memiliki kemampuan komunikasi yang baik, baik lisan maupun tulisan.
• Proaktif, cepat belajar, dan mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim.
• Memiliki kemampuan menjaga kerahasiaan informasi.
• Memiliki attitude yang baik, profesional, dan bertanggung jawab.

Nilai Tambah

• Memiliki pengalaman bekerja di klinik, healthcare, beauty, atau hospitality.
• Memiliki kemampuan desain grafis dan social media content.
• Memiliki kemampuan bahasa Inggris.
• Terbiasa menggunakan tools seperti Canva, Google Drive, Google Calendar, dan aplikasi produktivitas lainnya.

Karakter yang Kami Cari

Kami mencari kandidat yang proaktif, detail-oriented, terorganisir, kreatif, dan dapat diandalkan. Kandidat ideal adalah seseorang yang nyaman membantu berbagai kebutuhan administratif sekaligus mampu memberikan dukungan kreatif untuk pembuatan dokumen dan media desain klinik.