PERSONAL ASSISTANT to BOD

Deskripsi Pekerjaan :

• Mengelola dan mengatur kalender, janji temu, rapat, dan pengaturan perjalanan BOD

• Mengkoordinasikan rapat internal dan eksternal, termasuk menyiapkan agenda, materi presentasi, dan notulen rapat

• Menangani dokumen rahasia, korespondensi, dan informasi sensitif secara profesional

• Berkomunikasi dengan departemen internal, pemangku kepentingan eksternal, klien, dan mitra bisnis atas nama BOD

• Menyiapkan laporan, presentasi, surat, dan dokumen bisnis lainnya tepat waktu

• Memantau tindak lanjut dari rapat dan memastikan penyelesaian tugas yang diberikan

• Mengatur perjalanan bisnis, akomodasi, transportasi, dan laporan pengeluaran untuk BOD

• Memelihara sistem pengarsipan dan manajemen dokumen yang tepat, baik fisik maupun digital

• Membantu dalam mempersiapkan acara perusahaan, rapat manajemen, dan kegiatan perusahaan

• Mendukung kebutuhan administrasi dan operasional harian BOD

• Menyaring panggilan masuk, email, dan korespondensi, serta memprioritaskan hal-hal penting

• Memastikan semua jadwal dan kegiatan berjalan efisien dan sesuai dengan prioritas

Kualifikasi :

• Gelar Sarjana di bidang Kesekretariatan, Administrasi Bisnis, Komunikasi, Manajemen, atau bidang terkait

• Minimal 5 tahun pengalaman sebagai Sekretaris Eksekutif, Asisten Pribadi, atau Sekretaris Direktur/Dewan Direksi

• Fasih berbahasa Inggris, baik lisan maupun tulisan

• Kemampuan berbahasa Mandarin merupakan nilai tambah

• Bersedia melakukan perjalanan dinas domestik dan internasional

• Mahir menggunakan Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)

• Keterampilan organisasi dan manajemen waktu yang sangat baik

• Keterampilan komunikasi dan interpersonal yang kuat

• Mampu bekerja di bawah tekanan dan mengelola banyak tugas secara bersamaan

• Mampu mengemudikan mobil dan memiliki SIM aktif

• Tingkat integritas, profesionalisme, dan kerahasiaan yang tinggi

• Teliti, proaktif, dan berpenampilan rapi

• Bersedia ditempatkan di Cakung, Jakarta Timur dan siap bekerja segera

Kualifikasi yang Diutamakan :

• Kemampuan multitasking yang kuat

• Respons cepat dan kemampuan memecahkan masalah

• Etika bisnis dan profesionalisme yang baik

• Dapat dipercaya dan bijaksana dalam menangani hal-hal yang bersifat rahasia

• Adaptif dan fleksibel dalam lingkungan kerja yang dinamis