Procurement Specialist

Key Responsibilities

• Sourcing and Vendor Development
  Mencari dan mengembangkan supplier, menjalankan RFQ untuk membandingkan harga, MOQ, lead time, kapasitas, kualitas, dan payment terms, melakukan due diligence awal, serta menyiapkan backup supplier untuk item kritis.
• Negotiation and Efficiency Management
  Menegosiasikan harga, MOQ, lead time, payment terms, kapasitas, dan tooling, menganalisis BoM untuk peluang efisiensi, menjalankan strategic sourcing dan vendor consolidation, serta membandingkan harga akhir sampai barang tiba, dengan tetap menjaga kualitas, service level, dan kontinuitas supply.
• Purchase Order Management
  Memproses PO sesuai purchase requirement yang disetujui, memastikan datanya akurat, mengontrol open PO hingga actual delivery, mencegah double order dan PO tanpa approval, serta berkoordinasi dengan SCM Admin terkait dokumentasi PO, delivery, inbound, dan invoice.
• Supplier and Production Monitoring
  Mengawal komitmen jadwal produksi dan pengiriman supplier, memantau kesiapan material dan shipment, memonitor keterlambatan, shortage, partial delivery, serta kendala supplier, melakukan eskalasi sebelum stockout, dan mengkoordinasikan recovery plan.
• Supplier Performance Management
  Mengevaluasi performa supplier (harga, kualitas, lead time, on-time delivery, kapasitas, responsiveness) melalui review berkala, memastikan corrective action atas masalah kualitas atau delivery, serta menjaga hubungan kerja yang profesional dan terdokumentasi.
• New Product Development Support
  Mendukung sourcing vendor, material, packaging, tooling, dan sampel produk baru, mengawal proses quotation hingga commercial production, memastikan timeline sesuai target peluncuran, serta mengidentifikasi risiko MOQ, lead time, dan ketergantungan pada satu supplier.
• Import and Delivery Coordination
  Berkoordinasi dengan supplier luar negeri dan freight forwarder terkait sample, mass production, packing, ETD, ETA, dan estimasi harga akhir, memonitor dokumen serta jadwal impor, dan merencanakan kebutuhan impor sesuai lead time dan stok.
• Payment and Documentation
  Berkoordinasi dengan Finance terkait down payment, pelunasan, invoice, dan payment schedule, memastikan dokumen pengadaan tersimpan dengan baik, serta menyiapkan laporan open PO, pengeluaran pengadaan, efisiensi, dan supplier performance.

Job Requirements

• Minimal S1 Teknik Industri, Supply Chain Management, Manajemen, Bisnis, atau bidang relevan.
• Pengalaman minimal 3 tahun di Procurement, Purchasing, Sourcing, atau Vendor Management (diutamakan FMCG, beauty, personal care, packaging, ecommerce, atau manufaktur), termasuk menangani vendor lokal dan/atau supplier luar negeri.
• Memahami sourcing, RFQ, vendor comparison, negosiasi, PO, dan supplier evaluation, serta mampu menganalisis BoM dan cost breakdown dengan Excel/Google Sheets.
• Negosiasi komersial kuat dan komunikasi Bahasa Inggris yang baik.
• Memahami basic import process dan landed cost (nilai tambah).
• Problem-solving, komunikasi, dan stakeholder management yang baik.
• Teliti, tegas, ownership tinggi, dan konsisten dalam follow-up.
• Bersedia berkunjung dan evaluasi ke vendor atau pabrik jika diperlukan.