Procurement Specialist

Tugas dan Tanggung Jawab:

1. Mengelola proses pengadaan barang dan jasa sesuai kebutuhan perusahaan dan prosedur yang berlaku.
2. Menerima, memeriksa, dan menindaklanjuti Purchase Request (PR) dari user/internal department.
3. Mencari, mengidentifikasi, dan melakukan evaluasi terhadap vendor/supplier yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
4. Meminta dan membandingkan quotation dari beberapa vendor berdasarkan harga, kualitas, spesifikasi, lead time, dan terms & conditions.
5. Melakukan negosiasi harga, pembayaran, waktu pengiriman, garansi, serta ketentuan komersial lainnya dengan vendor.
6. Menyiapkan dokumen procurement, termasuk Request for Quotation (RFQ), Comparison/Quotation Comparison, Purchase Order (PO), dan dokumen pendukung lainnya.
7. Memastikan barang atau jasa yang dibeli sesuai dengan spesifikasi, jumlah, kualitas, harga, dan waktu yang telah disepakati.
8. Melakukan koordinasi dengan user, Finance, Warehouse/Logistics, Project, serta departemen terkait dalam proses pengadaan.
9. Memantau proses pemesanan, pengiriman, penerimaan barang/jasa, hingga penyelesaian administrasi dan pembayaran vendor.
10. Menjaga dan mengembangkan hubungan kerja yang baik dengan vendor/supplier.
11. Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap kinerja vendor, termasuk kualitas, harga, ketepatan waktu, dan pelayanan.
12. Memelihara database vendor, harga, histori pembelian, dan dokumen procurement secara tertib dan terdokumentasi.
13. Mengidentifikasi peluang efisiensi biaya dan memberikan rekomendasi alternatif vendor, material, atau metode pengadaan yang lebih efektif.
14. Memastikan seluruh proses procurement berjalan sesuai kebijakan perusahaan, prinsip transparansi, efisiensi, dan compliance.
15. Menyusun laporan procurement secara berkala, termasuk status PR/PO, outstanding procurement, vendor performance, dan cost saving.
16. Melaksanakan tugas lain yang relevan sesuai kebutuhan perusahaan dan arahan atasan.