Program Assistant

• Membantu Direktur Program dan Wakil Direktur Program dalam administrasi Direktorat Program termasuk Program Blue Abadi Fund (BAF).

• Bertanggung jawab atas tugas-tugas kesekretariatan dan administrasi, termasuk namun tidak terbatas pada:

• Penjadwalan rapat dan korespondensi,

• Penyusunan draf surat dan pengaplikasian tanda tangan elektronik (e-sign) pada surat yang telah disetujui oleh Direktur Program atau Wakil Direktur Program,

• Penyiapan logistik dan penyusunan risalah rapat (Minutes of Meeting/MoM) pada rapat-rapat Program,

• Pengadaan perlengkapan kantor, dan

• Pengelolaan akun Zoom Program (penjadwalan & langganan).

• Mengatur persiapan perjalanan dinas untuk Direktur Program, Wakil Direktur Program, dan Tim BAF, termasuk namun tidak terbatas pada:

• Penyusunan anggaran dan pengajuan uang muka (advance),

• Penyusunan dan pengajuan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD),

• Pemesanan transportasi & akomodasi,

• Koordinasi dengan pemangku kepentingan eksternal,

• Pengelolaan cenderamata (jika diperlukan), dan

• Penyusunan Laporan Perjalanan Dinas (Back-to-Office Report/BTOR) serta laporan keuangan.

• Mengatur persiapan lokakarya/kegiatan, termasuk namun tidak terbatas pada:

• Penyusunan anggaran dan pengajuan uang muka (advance),

• Penyusunan dan pengajuan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD),

• Pemesanan transportasi, paket rapat (meeting package), dan akomodasi,

• Koordinasi dengan pemangku kepentingan internal dan eksternal,

• Penyiapan logistik (perlengkapan kantor, cenderamata), dan

• Penyusunan Laporan Perjalanan Dinas (Back-to-Office Report/BTOR) (berkolaborasi dengan Manajer Program) serta laporan keuangan.

• Mengelola pemantauan anggaran bulanan BAF, mengkonsolidasikan data dengan Tim Keuangan, dan membagikan laporan pemantauan anggaran BAF untuk laporan pengeluaran kepada Wakil Direktur Program.

• Di bawah pengawasan Direktur Program dan Wakil Direktur Program, membantu proses perekrutan Tenaga Ahli (Technical Assistant/TA), mengajukan permohonan Surat Perjanjian Kerja (SPK) ke bagian SDM (HR), dan mengajukan pembayaran Tenaga Ahli ke bagian Keuangan.

• Memfasilitasi proses pengadaan untuk Tim BAF dengan menjalankan peran staf pengadaan, termasuk namun tidak terbatas pada mengirimkan undangan penjelasan lelang (aanwijzing), menyiapkan logistik aanwijzing, menyusun evaluasi penawaran, dan mengirimkan pengumuman pemenang lelang.

• Memberikan dukungan dalam audit keuangan (internal dan eksternal), termasuk penyiapan dokumen untuk audit internal, eksternal, dan donor.

• Bertanggung jawab atas pengarsipan dokumen BAF serta pengelolaan GDrive dan Shared-Drive BAF.

• Melaksanakan tugas-tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh Direktur Program dan Wakil Direktur Program.

Kualifikasi :

• Berpendidikan minimal Sarjana (S1) semua jurusan, diutamakan jurusan Administrasi, Akuntansi, Ilmu Sosial, atau bidang lain yang relevan.
• Memiliki pengalaman kerja minimal 1 tahun di bidang dukungan program/operasional dan administrasi.
• Mahir berbahasa Indonesia dan Inggris (kemampuan menyimak dan menulis).
• Memiliki keterampilan organisasi, komunikasi, dan interpersonal yang sangat baik.
• Memiliki kompetensi yang kuat dalam bidang administrasi dan pengelolaan data.
• Wajib menguasai Microsoft Office dengan sangat baik.