PURCHASING IMPORT

Tugas dan Tanggung Jawab

A. Proses Purchasing Import

• Menerima dan memproses Purchase Request (PR) dari departemen terkait.
• Memeriksa spesifikasi, jumlah, dan kebutuhan barang yang akan diimport.
• Melakukan komunikasi dengan supplier luar negeri terkait permintaan penawaran dan ketersediaan barang.
• Membandingkan penawaran supplier sesuai arahan atasan.
• Membuat dan memproses Purchase Order (PO) import sesuai prosedur perusahaan.
• Memastikan informasi pada PO sesuai dengan kebutuhan pembelian.

B. Komunikasi dengan Supplier Overseas

• Melakukan koordinasi dengan supplier terkait:

  • Harga barang.
  • Spesifikasi produk.
  • Lead time produksi.
  • Jadwal pengiriman.
  • Term pembayaran.

• Melakukan follow up pesanan kepada supplier.

• Menjaga hubungan kerja yang baik dengan supplier luar negeri.

• Melaporkan kendala supplier kepada atasan.

C. Monitoring Shipment Import

• Memantau proses produksi dan jadwal pengiriman barang.

• Melakukan monitoring status shipment:

  • ETD (Estimated Time Departure).
  • ETA (Estimated Time Arrival).

• Berkoordinasi dengan forwarder terkait proses pengiriman.

• Memastikan barang tiba sesuai jadwal yang telah ditentukan.

• Membuat laporan status outstanding PO dan shipment.

D. Pengelolaan Dokumen Import

• Memastikan kelengkapan dokumen import:

  • Commercial Invoice.
  • Packing List.
  • Bill of Lading (B/L) atau Airway Bill (AWB).
  • Certificate of Origin (COO) apabila diperlukan.
  • Dokumen pendukung lainnya.

• Memeriksa kesesuaian dokumen dengan PO dan kebutuhan import.

• Berkoordinasi dengan PPJK/forwarder untuk proses customs clearance.

• Mengarsipkan dokumen import sesuai prosedur perusahaan.

E. Koordinasi Internal

• Berkoordinasi dengan departemen terkait:

  • Purchasing.
  • Planning.
  • Warehouse.
  • Production.
  • Finance.
  • Accounting.

• Memberikan informasi terkait status kedatangan barang.

• Membantu penyelesaian masalah terkait keterlambatan atau ketidaksesuaian barang.

F. Cost Control

• Membantu monitoring biaya pembelian import.
• Melakukan pengecekan kesesuaian harga dan biaya pendukung import.
• Membantu pengumpulan data biaya freight, handling, dan biaya import lainnya.
• Melaporkan potensi kenaikan biaya kepada atasan.

G. Administrasi & Dokumentasi

• Mengelola dokumen purchasing import:

  • Purchase Request (PR).
  • Quotation.
  • Purchase Order (PO).
  • Invoice.
  • Shipping Document.
  • Dokumen customs.

• Memastikan dokumen tersimpan dengan rapi dan mudah ditelusuri.

Menjaga kerahasiaan informasi pembelian perusahaan