Purchasing Officer

Lingkup Kerja

Purchasing Officer bertanggung jawab mengelola proses pengadaan barang dan jasa untuk seluruh outlet dalam grup restoran, mulai dari menerima kebutuhan, mencari dan mengevaluasi supplier, melakukan pembelian, hingga memastikan barang diterima sesuai spesifikasi, jumlah, kualitas, harga, dan waktu yang dibutuhkan.

Tugas dan Tanggung Jawab

1. Procurement & Purchasing

• Menerima dan memproses Purchase Request (PR) dari outlet dan departemen terkait.
• Membuat Purchase Order (PO) sesuai kebutuhan yang telah disetujui.
• Melakukan pencarian, perbandingan, dan negosiasi harga dengan supplier.
• Memastikan pembelian dilakukan berdasarkan spesifikasi, kualitas, kuantitas, dan anggaran yang telah ditetapkan.
• Memastikan kebutuhan operasional outlet terpenuhi tepat waktu.

2. Supplier Management

• Mencari dan mengembangkan database supplier yang terpercaya.
• Melakukan evaluasi harga, kualitas produk, kapasitas, dan ketepatan waktu pengiriman supplier.
• Menjaga hubungan kerja yang profesional dengan supplier.
• Melakukan negosiasi harga, termin pembayaran, minimum order, dan ketentuan pengiriman.
• Melaporkan masalah kualitas atau keterlambatan supplier kepada atasan.

3. Cost Control

• Membandingkan harga dari beberapa supplier untuk mendapatkan harga dan kualitas terbaik.
• Memantau perubahan harga bahan makanan, minuman, packaging, equipment, dan kebutuhan operasional lainnya.
• Mendukung pengendalian purchasing cost dan menghindari pembelian yang tidak diperlukan.
• Mengidentifikasi peluang efisiensi harga tanpa mengurangi kualitas produk.

4. Inventory & Receiving Coordination

• Berkoordinasi dengan Storekeeper dan outlet terkait kebutuhan dan ketersediaan barang.
• Memastikan barang yang dipesan sesuai dengan PO dan spesifikasi yang ditetapkan.
• Menindaklanjuti barang yang kurang, rusak, salah spesifikasi, atau tidak sesuai pesanan.
• Membantu menjaga ketersediaan barang agar tidak terjadi stock-out yang dapat mengganggu operasional outlet.

5. Administration & Documentation

• Menjaga kelengkapan dokumen PR, PO, quotation, invoice, delivery order, dan dokumen pendukung lainnya.
• Memastikan seluruh transaksi pembelian tercatat dengan akurat dan tepat waktu.
• Memelihara database harga dan supplier secara berkala.
• Menyiapkan laporan pembelian, perbandingan harga, dan aktivitas procurement untuk kebutuhan manajemen.

6. Coordination

• Berkoordinasi dengan Kitchen, Operations, Finance, Store, dan departemen terkait mengenai kebutuhan pengadaan.
• Memastikan proses pembelian berjalan sesuai prosedur dan approval yang berlaku.
• Memberikan informasi kepada outlet mengenai status pemesanan dan estimasi kedatangan barang.

Kualifikasi

• Memiliki pengalaman minimal 2–3 tahun di bidang purchasing/procurement, khususnya restoran, F&B, hospitality, atau retail.
• Memahami pengadaan bahan makanan, minuman, packaging, equipment, dan general supplies.
• Memiliki kemampuan negosiasi dan komunikasi yang baik.
• Menguasai Microsoft Office atau sistem purchasing/inventory.
• Teliti, mampu bekerja dengan target dan deadline, serta memiliki integritas tinggi.
• Memiliki kemampuan analisis harga dan supplier dengan baik.

Kompetensi

• Procurement & Purchasing
• Supplier Management
• Negotiation Skills
• Cost Control
• Inventory Management
• Vendor Evaluation
• Analytical Thinking
• Communication Skills
• Attention to Detail
• Integrity & Accountability