Secretary & Personal Assistant to CEO

Tentang Perusahaan

GA Group (PT Rajo Gadang Nusantara) adalah grup perusahaan berkembang yang bergerak di berbagai unit bisnis, termasuk kuliner, kesehatan, pertanian urban, hingga travel. Kami mencari kandidat yang profesional, proaktif, dan dapat dipercaya untuk mendukung operasional serta efisiensi kepemimpinan CEO.

Deskripsi Pekerjaan (Job Responsibilities)

• Executive Calendar Management: Mengelola jadwal harian CEO, menyusun prioritas agenda, mengonfirmasi pertemuan dengan stakeholder internal/eksternal, serta memastikan tidak ada scheduling conflict.
• Travel & Accommodation: Mengatur reservasi tiket penerbangan, hotel, transportasi, serta menyusun itinerari perjalanan dinas CEO secara menyeluruh.
• Meeting Coordination & MoM: Menyiapkan materi presentasi dan agenda sebelum rapat, mencatat minutes of meeting (MoM), membagikan MoM dalam waktu maksimal 24 jam, serta memantau tindak lanjut action items.
• Communication Management: Menyeleksi panggilan/pesan masuk, menyusun email dan korespondensi profesional, serta menjadi jembatan komunikasi antar-departemen atas nama CEO.
• Document & Administrative Management: Mengarsipkan dokumen legal, kontrak bisnis, lisensi, dan proposal secara aman serta rapi agar mudah diakses saat dibutuhkan.
• Business Support: Membantu CEO dalam menindaklanjuti peluang bisnis, memantau timeline proyek, menyusun proposal kemitraan, dan berkoordinasi dengan tim Business Development.
• Event & Guest Coordination: Menyambut tamu VIP/mitra bisnis, menyiapkan konsumsi rapat, serta mengoordinasikan acara korporat perusahaan.
• Daily Reporting: Mengirimkan laporan harian (end-of-day report) yang mencakup agenda selesai, tugas tertunda, dan tindak lanjut mendesak.

Kualifikasi & Kompetensi (Requirements)

• Memiliki kemampuan komunikasi lisan dan tulisan yang sangat baik (Bahasa Indonesia & Inggris).
• Memiliki keterampilan organisasi, manajemen waktu, dan multi-tasking yang kuat di bawah tekanan.
• Sangat teliti (high attention to detail) dan berintegritas tinggi dalam menjaga kerahasiaan data perusahaan (high confidentiality).
• Berpenampilan profesional dan memiliki etika bisnis yang baik (professional appearance & etiquette).
• Mahir mengoperasikan Microsoft Office, Google Workspace, dan aplikasi pembuatan presentasi.
• Memiliki kemampuan problem-solving yang baik serta mampu berkoordinasi dengan pihak eksekutif, klien, maupun instansi pemerintah.

Work Location: In person