Secretary

Job Purpose

Mendukung tim Legal dalam aktivitas administratif, dokumentasi hukum, korespondensi, dan pengelolaan agenda agar operasional tim berjalan efektif dan efisien.

---

Key Responsibilities

1. Administrative Support

   • Mengatur jadwal, agenda, dan rapat tim Legal.
   • Mempersiapkan notulen rapat, laporan, dan dokumentasi.
   • Mengelola korespondensi masuk dan keluar (email, surat resmi, memo).

2. Document Management

   • Mengarsipkan dokumen legal (kontrak, perjanjian, peraturan perusahaan, izin usaha) secara rapi, baik hardcopy maupun softcopy.
   • Memastikan semua dokumen hukum tersimpan dengan aman dan mudah diakses.
   • Membantu dalam persiapan dokumen legal untuk pengajuan ke instansi terkait.

3. Legal Support

   • Membantu menyiapkan draft surat kuasa, perjanjian sederhana, atau dokumen administratif lain di bawah supervisi Legal Manager.
   • Mengatur proses tanda tangan dokumen legal (internal maupun eksternal).
   • Mengkoordinasikan komunikasi dengan notaris, konsultan hukum, atau instansi pemerintah.

4. Coordination & Liaison

   • Menjadi penghubung antara tim Legal dengan departemen lain dalam hal kebutuhan dokumen atau data.
   • Membantu koordinasi kegiatan internal tim Legal.

5. Confidentiality

   • Menjaga kerahasiaan seluruh dokumen dan informasi hukum yang dikelola.

---

Qualifications

• Pendidikan minimal D3/S1 Sekretaris, Administrasi Perkantoran, atau bidang terkait.
• Pengalaman minimal 2–3 tahun sebagai Secretary/Personal Assistant, lebih disukai di bidang Legal atau Corporate.
• Memahami dasar-dasar dokumen hukum/perjanjian (nilai tambah).
• Mampu menggunakan MS Office (Word, Excel, PowerPoint) dan sistem manajemen dokumen.
• Teliti, rapi, dan memiliki integritas tinggi dalam menjaga kerahasiaan informasi.
• Keterampilan komunikasi yang baik (Bahasa Indonesia & Inggris).

---

Key Competencies

• Attention to detail & organizational skills.
• Confidentiality & integrity.
• Time management & multitasking.
• Good interpersonal skills.
• Proactive and service-oriented.