Sekretaris

Jobdesc

• Mengelola jadwal kegiatan pimpinan, termasuk mengatur agenda rapat, pertemuan bisnis, dan mempersiapkan rencana perjalanan dinas (tiket, akomodasi, dan transportasi).

• Menyortir, mengarahkan, dan menindaklanjuti komunikasi harian, seperti panggilan telepon, email, serta surat-menyurat resmi perusahaan.

• Mempersiapkan kebutuhan ruang dan materi rapat, menghadiri pertemuan, serta menyusun notulensi (minutes of meeting) secara akurat dan tepat waktu.

• Merancang, memelihara, dan mengelola sistem pengarsipan dokumen perusahaan (baik fisik maupun digital) agar rapi, mudah ditemukan, dan aman.

• Menyambut, melayani, dan mendampingi tamu atau klien VIP yang memiliki jadwal pertemuan dengan pimpinan.

• Membantu pimpinan dalam menyusun draf laporan, dokumen kontrak, surat resmi, dan materi presentasi.

• Menangani kebutuhan administratif harian pimpinan dan memastikan kelancaran operasional di area kerja eksekutif.

Kualifikasi

• Pendidikan minimal D3 atau S1 dari jurusan Sekretaris, Administrasi Perkantoran, Ilmu Komunikasi, Manajemen, atau bidang terkait.

• Pengalaman kerja minimal 1-2 tahun sebagai Sekretaris, Asisten Pribadi (Personal Assistant), atau Asisten Eksekutif.

• Mahir mengoperasikan perangkat lunak perkantoran standar, khususnya Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) dan platform manajemen jadwal/email.

• Memiliki kemampuan komunikasi lisan dan tulisan yang sangat baik. Kemampuan berbahasa Inggris (aktif/pasif) seringkali menjadi syarat wajib atau nilai tambah yang signifikan.

• Sangat terorganisir, teliti (detail-oriented), dan memiliki kemampuan manajemen waktu yang baik untuk menangani tugas ganda (multitasking) dengan tenggat waktu yang ketat.

• Berpenampilan rapi, sopan, dan merepresentasikan citra profesional perusahaan.

• Memiliki tingkat integritas yang tinggi, loyal, dan dapat diandalkan untuk menjaga kerahasiaan informasi serta dokumen sensitif milik perusahaan.