Sekretaris Direksi

About the role

Tugas & Tanggung Jawab:

• Pengelolaan Agenda & Perjalanan Dinas Direksi. Mengatur, memprioritaskan, dan memantau jadwal harian Direksi, termasuk penjadwalan rapat internal/eksternal, penyesuaian agenda, serta pengaturan perjalanan dinas (tiket, akomodasi, transportasi).
• Administrasi & Dokumentasi Resmi. Menyiapkan surat, memo, laporan, presentasi, dan dokumen lainnya; mengelola arsip fisik maupun digital secara terstruktur; serta memastikan dokumen yang membutuhkan persetujuan atau tanda tangan Direksi diproses tepat waktu.
• Koordinasi & Komunikasi dengan Internal dan Eksternal. Menjadi penghubung antara Direksi dan pihak internal/eksternal, menyaring komunikasi masuk (email, telepon, surat), serta melakukan tindak lanjut instruksi Direksi kepada departemen terkait secara akurat dan tepat waktu.
• Penyusunan Notulen & Monitoring Action Plan. Menyiapkan notulen rapat, mendistribusikan hasil rapat, memantau pelaksanaan action plan, mengingatkan pihak terkait mengenai deadline, serta menyusun laporan progress kepada Direksi secara berkala.
• Pengelolaan Kerahasiaan Informasi Strategis. Menjaga kerahasiaan seluruh dokumen, data, dan informasi perusahaan yang berkaitan dengan Direksi, serta memastikan akses informasi hanya diberikan kepada pihak yang berwenang.
• Dukungan Operasional & Kegiatan Direksi. Mendukung persiapan rapat Direksi, Board Meeting, pertemuan dengan stakeholder, serta mengelola kebutuhan administrasi untuk kunjungan tamu penting dan kegiatan perusahaan yang melibatkan Direksi.

Kualifikasi:

• Pendidikan minimal D3/S1 dari jurusan Sekretaris, Administrasi Bisnis, Komunikasi, Hubungan Internasional, atau bidang terkait yang relevan.
• Memiliki pengalaman kerja minimal 2–3 tahun sebagai Sekretaris Direksi, Executive Assistant, atau Personal Assistant tingkat manajerial / C-level.
• Fasih berbahasa Indonesia dan Inggris, baik secara lisan maupun tulisan (kemampuan bahasa asing tambahan akan menjadi nilai tambah).
• Mahir mengoperasikan software perkantoran seperti Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) dan tools kolaborasi kerja berbasis cloud (Google Workspace, Zoom, Teams).
• Memiliki kemampuan komunikasi interpersonal & prestasi yang sangat baik dan berpenampilan professional yang menarik.

Penempatan:

Head Office