SPV Purchasing

Deskripsi Pekerjaan

1. Merencanakan, mengelola, dan mengawasi seluruh proses pengadaan barang dan jasa, meliputi bahan baku produksi (resin, fiberglass, media biofilter, dll.), komponen IPAL (pompa, blower, pipa, panel listrik), serta kebutuhan operasional perusahaan.
2. Mencari, mengevaluasi, dan menyeleksi supplier/vendor baru untuk mendapatkan harga, kualitas, dan waktu pengiriman terbaik.
3. Melakukan negosiasi harga, termin pembayaran, dan ketentuan kontrak dengan supplier.
4. Menyusun dan menerbitkan Purchase Order (PO) serta memastikan proses pengadaan sesuai prosedur perusahaan.
5. Berkoordinasi dengan bagian produksi, gudang, dan proyek terkait kebutuhan material, jadwal pengiriman, dan tingkat stok.
6. Memantau status pesanan hingga barang diterima, serta menangani keterlambatan, ketidaksesuaian, atau retur barang.
7. Melakukan rekonsiliasi outstanding dengan vendor secara berkala, meliputi PO yang belum terkirim, barang yang sudah diterima namun belum ditagihkan, serta tagihan yang belum dibayar.
8. Mencocokkan dokumen PO, bukti penerimaan barang (surat jalan/BPB), dan invoice vendor (three-way matching) sebelum tagihan diajukan ke bagian keuangan.
9. Mencocokkan statement of account (SOA) atau kartu hutang dari vendor dengan catatan internal perusahaan, serta menelusuri dan menyelesaikan selisih yang ditemukan.
10. Menyusun laporan outstanding dan umur hutang (aging) per vendor sebagai dasar penjadwalan pembayaran bersama bagian keuangan.
11. Menangani penyelesaian administrasi atas retur, potongan harga, debit note/credit note, dan uang muka (DP) kepada vendor.
12. Melakukan evaluasi kinerja supplier secara berkala dan memperbarui Daftar Supplier Terpilih sesuai persyaratan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015.
13. Membandingkan penawaran harga (price comparison) dan menyusun analisis untuk pengambilan keputusan pembelian.
14. Mengelola dan mengarsipkan dokumen pengadaan (penawaran, PO, surat jalan, invoice, kontrak, dan dokumen rekonsiliasi).
15. Membina dan mengawasi staf purchasing (jika ada), serta menyusun laporan pengadaan rutin kepada manajemen.

Kualifikasi

1. Pendidikan minimal S1 Teknik Industri, Manajemen, Akuntansi, Teknik Lingkungan, Teknik Mesin, atau jurusan sejenis.
2. Memiliki pengalaman minimal 2 tahun di bidang purchasing/procurement, dengan minimal 1 tahun di level supervisor atau koordinator.
3. Berpengalaman melakukan rekonsiliasi hutang/outstanding dengan vendor dan menyelesaikan selisih tagihan.
4. Memahami dasar akuntansi, khususnya siklus pembelian dan hutang usaha (accounts payable), termasuk konsep three-way matching dan aging report.
5. Diutamakan berpengalaman di perusahaan manufaktur, konstruksi, atau pengolahan air/limbah.
6. Memahami proses pengadaan, manajemen supplier, dan pengendalian persediaan.
7. Memiliki kemampuan negosiasi, analisis harga, dan komunikasi yang baik, termasuk dalam menyelesaikan perbedaan tagihan dengan vendor secara profesional.
8. Mahir Microsoft Excel (VLOOKUP/XLOOKUP, Pivot Table, dan pengolahan data rekonsiliasi); terbiasa menggunakan software ERP atau akuntansi (Accurate, Jurnal, dll.) menjadi nilai tambah.
9. Memahami sistem manajemen mutu ISO 9001 menjadi nilai tambah.
10. Memiliki jaringan supplier material teknik/konstruksi menjadi nilai tambah.
11. Sangat teliti terhadap angka dan dokumen, jujur, berintegritas tinggi, dan mampu bekerja di bawah tekanan target waktu.
12. Bersedia sesekali melakukan kunjungan ke supplier atau lokasi proyek bila diperlukan.