Staff General Affairs

TUGAS & TANGGUNG JAWAB

A. Fasilitas & Operasional Kantor

1.     Memastikan kebutuhan operasional kantor tersedia dan terpenuhi.

2.     Melakukan monitoring kondisi gedung, ruangan, fasilitas, dan perlengkapan kantor.

3.     Menindaklanjuti kebutuhan perbaikan dan pemeliharaan fasilitas kantor.

4.     Mengkoordinasikan kebersihan, keamanan, dan kenyamanan lingkungan kerja.

5.     Melakukan pengecekan rutin terhadap fasilitas kantor.

6.     Menindaklanjuti kerusakan atau permasalahan fasilitas kepada pihak terkait.

B. Pengadaan & Kebutuhan Operasional

1.     Mengelola kebutuhan ATK, perlengkapan kantor, dan kebutuhan operasional lainnya.

2.     Membuat permintaan pembelian sesuai kebutuhan dan prosedur perusahaan.

3.     Melakukan koordinasi dengan Purchasing/Finance atau pihak terkait dalam proses pengadaan.

4.     Melakukan pengecekan barang yang diterima sesuai dengan permintaan.

5.     Melakukan monitoring stok dan kebutuhan perlengkapan kantor.

6.     Menghindari kekurangan maupun pembelian yang tidak diperlukan.

C. Aset & Inventaris

1.     Mengelola administrasi aset dan inventaris kantor.

2.     Melakukan pencatatan aset masuk, perpindahan, dan pengeluaran aset.

3.     Melakukan pengecekan aset secara berkala.

4.     Memberikan label atau identifikasi aset sesuai sistem perusahaan.

5.     Melaporkan aset rusak, hilang, atau membutuhkan penggantian.

6.     Menjaga ketertiban dokumen dan data inventaris.

D. Kendaraan Operasional

1.     Mengelola administrasi kendaraan operasional perusahaan.

2.     Melakukan monitoring kondisi dan jadwal pemeliharaan kendaraan.

3.     Memastikan dokumen kendaraan dan masa berlaku administrasinya terpantau.

4.     Mengkoordinasikan service dan perbaikan kendaraan.

5.     Melakukan monitoring penggunaan kendaraan sesuai kebutuhan operasional.

6.     Menyimpan dokumen kendaraan dengan tertib.

E. Vendor & Pihak Ketiga

1.     Melakukan koordinasi dengan vendor terkait kebutuhan GA.

2.     Memantau pelaksanaan pekerjaan vendor sesuai kebutuhan perusahaan.

3.     Memastikan pekerjaan vendor berjalan sesuai kesepakatan.

4.     Menyampaikan permasalahan atau ketidaksesuaian pekerjaan kepada atasan.

5.     Menjaga administrasi dan dokumen kerja sama vendor.

F. Administrasi GA

1.     Menyiapkan dan menyimpan dokumen administrasi General Affairs.

2.     Membuat monitoring kebutuhan dan pekerjaan GA.

3.     Membuat laporan penggunaan dan kebutuhan operasional GA.

4.     Menyiapkan data pendukung untuk kebutuhan anggaran GA.

5.     Melakukan pencatatan biaya operasional GA sesuai dokumen yang tersedia.

6.     Menyampaikan laporan secara berkala kepada HRGA Manager.

G. Dukungan Operasional

1.     Mendukung kebutuhan operasional kegiatan perusahaan, rapat, meeting, dan kegiatan internal.

2.     Menyiapkan fasilitas yang diperlukan untuk kegiatan perusahaan.

3.     Melakukan koordinasi kebutuhan akomodasi atau fasilitas apabila diperlukan.

4.     Membantu penanganan kebutuhan operasional mendesak yang berkaitan dengan GA.