Staff Sales Support (Export)

Tanggung Jawab Utama:

• Mendukung aktivitas administrasi dan operasional export dari proses pemesanan hingga pengiriman barang kepada customer.

• Menerima, memeriksa, dan memproses purchase order (PO) dari customer sesuai dengan ketentuan perusahaan.

• Membuat dan mengelola dokumen penjualan seperti quotation, sales order, invoice, packing list, dan dokumen pendukung ekspor lainnya.

• Melakukan koordinasi dengan sales, warehouse, production, finance, shipping/forwarder, dan pihak terkait untuk memastikan pesanan berjalan sesuai jadwal.

• Memantau status order, produksi, ketersediaan barang, stuffing, shipment, dan delivery serta melakukan follow-up apabila terdapat kendala.

• Berkomunikasi dengan customer terkait konfirmasi order, jadwal pengiriman, kelengkapan dokumen, dan kebutuhan lainnya (Lebih ke Humas)

• Memastikan kelengkapan dan ketepatan dokumen ekspor sebelum barang dikirim.

• Berkoordinasi dengan freight forwarder/shipping line terkait booking kapal, jadwal ETD/ETA, Bill of Lading, dan dokumen pengiriman.

• Membuat laporan administrasi dan monitoring terkait sales order, shipment, outstanding order, dan aktivitas export.

• Menangani pertanyaan atau kendala administratif dari customer dan melakukan follow-up sampai terselesaikan.

• Menjaga kerapian dan keamanan seluruh dokumen serta data customer sesuai prosedur perusahaan.

• Memiliki kemampuan komunikasi dan koordinasi yang baik dengan tim Internal (Antar Departement) dan External (Shipping Line, Expedisi)

• Memastikan Aktifitas Export di System Oddo bisa dilakukan dengan Baik dan Benar.

Kualifikasi :

1. Pendidikan & Pengalaman

• Minimal D3/S1.

• Maximal Umur 30 Tahun.

• Pengalaman minimal 1-2 tahun di posisi "Sales Support (export)" , lebih disukai dari distributor atau industri otomotif.

2. Keterampilan & Kompetensi

• Mampu mengoperasikan Microsoft Office, terutama Excel.

• Terbiasa menginput dan mengelola data.

• Fasih Berbahasa Inggris (Lisan & Tulisan)

• Mengerti Flow Dasar Proses Export

• Teliti, disiplin, dan mampu bekerja dengan target.

• Mampu menggunakan sistem ERP (Oddo) atau software logistik menjadi nilai tambah.

3. Sifat & Sikap

• Teliti – Memastikan data pengiriman, surat jalan, invoice, dan dokumen lainnya akurat.
• Jujur dan berintegritas – Dapat dipercaya dalam mengelola data dan dokumen perusahaan.
• Disiplin – Mematuhi jadwal kerja, prosedur, dan tenggat waktu.
• Bertanggung jawab – Menyelesaikan tugas dengan baik dan siap mempertanggungjawabkan hasil pekerjaan.
• Komunikatif – Mampu berkoordinasi dengan tim gudang, kurir, bagian penjualan, dan pelanggan.
• Terorganisir – Mampu mengatur dokumen dan pekerjaan secara rapi dan sistematis.
• Mampu bekerja di bawah tekanan – Tetap fokus saat menghadapi volume pengiriman yang tinggi atau tenggat waktu yang ketat.
• Cepat belajar dan adaptif – Mudah memahami sistem administrasi atau aplikasi baru.
• Berorientasi pada pelayanan – Memberikan respons yang baik terhadap kebutuhan pelanggan maupun rekan kerja.
• Mampu bekerja sama dalam tim – Mendukung kelancaran proses distribusi bersama bagian operasional.