Super Admin Officer

Job Summary

Super Admin Officer bertanggung jawab dalam mendukung kelancaran administrasi dan operasional The Sweet Escape Bakery melalui pengelolaan data, dokumen, transaksi administrasi, purchasing, customer, supplier, serta laporan internal perusahaan. Posisi ini juga berperan dalam memastikan setiap proses administrasi berjalan secara akurat, tertib, terorganisir, dan tepat waktu, sekaligus menjadi pendukung utama Manajer Operasional dalam koordinasi serta kebutuhan data lintas divisi.

Kami mencari kandidat yang teliti, proaktif, komunikatif, terorganisir, mampu melakukan follow-up dengan baik, serta memiliki rasa tanggung jawab tinggi terhadap keakuratan dan kerahasiaan data perusahaan.

Tanggung Jawab Utama :

1. Mengelola administrasi operasional perusahaan secara rapi, akurat, dan terstruktur.
2. Melakukan input, pengecekan, pembaruan, serta pengarsipan data dan dokumen perusahaan.
3. Menangani administrasi penjualan, customer B2B, invoice, quotation, order, serta dokumen pendukung transaksi.
4. Membantu pengelolaan administrasi purchasing, supplier, invoice pembelian, nota, dan kebutuhan operasional perusahaan.
5. Memastikan kesesuaian data antara order, invoice, pembayaran, pembelian, dan dokumen pendukung lainnya.
6. Membantu melakukan monitoring dan pencatatan Account Receivable / piutang customer serta melakukan follow-up administratif sesuai arahan perusahaan.
7. Menyiapkan laporan, rekapitulasi, dan data administratif yang dibutuhkan oleh Manajer Operasional.
8. Mengelola dan memastikan dokumen fisik maupun digital tersimpan secara sistematis, aman, dan mudah ditemukan kembali.
9. Melakukan koordinasi administratif dengan tim produksi, pastry, helper, driver, customer, supplier, dan bagian terkait lainnya.
10. Membantu administrasi SDM seperti pengarsipan absensi, izin, cuti, lembur, kontrak kerja, surat internal, dan dokumen karyawan sesuai kewenangan.
11. Melakukan pengecekan terhadap ketidaksesuaian data atau dokumen dan melaporkannya kepada Manajer Operasional.
12. Menjaga kerahasiaan data perusahaan, data customer, supplier, maupun data internal karyawan.

Tanggung Jawab Sampingan :

1. Membantu pembuatan surat, formulir, checklist, memo, dan dokumen internal perusahaan.
2. Membantu kebutuhan administrasi untuk meeting, evaluasi, audit internal, maupun kegiatan manajemen.
3. Melakukan follow-up terhadap dokumen atau data yang belum lengkap dari bagian terkait.
4. Membantu memperbarui database customer, supplier, harga, dan informasi administratif lainnya.
5. Membantu pengelolaan dan penataan file digital perusahaan agar lebih terstruktur dan mudah ditelusuri.
6. Mendukung Manajer Operasional dalam pengumpulan data dan administrasi untuk kebutuhan analisis atau evaluasi operasional.
7. Membantu tugas administrasi dan operasional lainnya yang masih berhubungan dengan fungsi Super Admin Officer.

Kualifikasi :

• Pendidikan minimal Diploma atau Sarjana.

• Terbiasa menggunakan Microsoft Excel / Google Sheets, Microsoft Word / Google Docs, serta pengelolaan file digital.

• Memahami dasar administrasi seperti invoice, quotation, purchasing, supplier, customer, penjualan, dan pengarsipan dokumen.

• Memiliki kemampuan pengolahan dan pengecekan data yang baik.

• Teliti, detail, rapi, terorganisir, dan memiliki kemampuan administrasi yang kuat.

• Mampu bekerja dengan beberapa pekerjaan dan prioritas secara bersamaan.

• Memiliki komunikasi dan kemampuan koordinasi yang baik.

• Proaktif dalam melakukan follow-up serta tidak bergantung pada instruksi berulang.

• Bertanggung jawab terhadap pekerjaan dan mampu menyelesaikan tugas sesuai deadline.

• Mampu menjaga kerahasiaan data dan informasi perusahaan.

• Memiliki kemampuan problem solving yang baik terhadap masalah administratif.

• Mampu bekerja secara individu maupun berkoordinasi dengan tim.

• Memiliki sikap profesional, disiplin, jujur, dan memiliki kemauan untuk belajar.

  Nilai Tambah :

1. Memiliki pengalaman di bidang Administrasi, Admin Operasional, Finance Admin, Sales Admin, Purchasing Admin, atau posisi sejenis.
2. Memiliki pengalaman menggunakan software Mekari Jurnal.
3. Pengalaman bekerja di industri F&B, Bakery, Pastry, Hospitality, Retail, atau perusahaan dengan aktivitas B2B.
4. Diutamakan yang memiliki kemampuan Bahasa Inggris dengan baik (Speaking, Writing, Listening berada di level minimal Intermediate/Menengah)