Tender & Procurement Executive

Job Objective
Bertanggungjawab mengurus keseluruhan proses tender, penyediaan quotation kepada pelanggan serta aktiviti procurement bagi memastikan proses perolehan dan jualan syarikat dilaksanakan dengan teratur, tepat dan mengikut keperluan pelanggan serta pihak pengurusan.

Key Responsibilities

1. Tender Management

• Mengurus keseluruhan proses tender daripada A–Z, termasuk mengenal pasti peluang tender, mendapatkan dokumen tender, menyemak syarat dan spesifikasi, menyediakan dokumen berkaitan serta memastikan penghantaran tender dibuat dalam tempoh yang ditetapkan.
• Menyemak keperluan tender seperti spesifikasi, harga, kuantiti, dokumen sokongan, syarat kelayakan dan tarikh tutup.
• Menyelaras maklumat dan dokumen tender dengan pihak pengurusan serta jabatan berkaitan.
• Memastikan semua dokumen tender lengkap, tepat dan mematuhi keperluan pelanggan.
• Menyimpan dan mengemaskini rekod tender, status penyertaan, keputusan tender dan dokumen berkaitan.

2. Quotation & Customer Support

• Menyediakan quotation kepada pelanggan berdasarkan maklumat, harga dan arahan yang diberikan oleh pihak pengurusan.
• Menggunakan data dan maklumat pelanggan yang disediakan oleh pihak pengurusan untuk penyediaan quotation.
• Memastikan quotation mengandungi maklumat yang tepat seperti produk/perkhidmatan, kuantiti, harga, terma pembayaran dan tempoh sah quotation.
• Membuat pindaan quotation berdasarkan arahan pihak pengurusan atau keperluan pelanggan.
• Menyimpan rekod quotation yang telah dikeluarkan dan membuat follow-up status quotation jika diperlukan.
• Procurement / Purchasing
• Mengurus proses pembelian barangan dan perkhidmatan yang diperlukan oleh syarikat.
• Mendapatkan dan membandingkan quotation daripada supplier bagi mendapatkan harga dan terma yang sesuai.
• Menyediakan Purchase Order (PO) atau dokumen pembelian yang berkaitan berdasarkan kelulusan pihak pengurusan.
• Berurusan dengan supplier berkaitan harga, availability, delivery, spesifikasi dan tempoh penghantaran.
• Memantau status pesanan sehingga barangan/perkhidmatan diterima.
• Menyimpan rekod supplier, quotation, PO, delivery order dan dokumen procurement.

3. Documentation & Administration

• Memastikan semua dokumen tender, quotation dan procurement difailkan secara sistematik dan mudah dirujuk.
• Mengemaskini database pelanggan, supplier, tender dan quotation.
• Menyediakan laporan berkaitan tender, quotation dan procurement apabila diperlukan oleh pihak pengurusan.
• Melaksanakan tugas pentadbiran berkaitan tender, quotation dan procurement.
• Coordination with Management
• Mendapatkan arahan, harga, margin, terma dan maklumat berkaitan daripada pihak pengurusan sebelum mengeluarkan quotation atau menghantar tender.
• Memberikan update kepada pihak pengurusan mengenai status tender, quotation dan procurement.
• Memastikan sebarang isu atau perkara yang memerlukan keputusan pihak pengurusan dirujuk dengan segera.

Pay: RM1,800.00 - RM3,500.00 per month

Work Location: In person