EXECUTIVE ASSISTANT DEL MANAGING PARTNER & OPERATIONS COORDINATOR

Prestigioso studio professionale, operante in ambito giuridico, societario e finanziario e caratterizzato da un contesto altamente qualificato e riservato, ricerca un/una:

EXECUTIVE ASSISTANT DEL MANAGING PARTNER & OPERATIONS COORDINATOR

La persona selezionata affiancherà il Managing Partner e assumerà un ruolo centrale di coordinamento organizzativo, operativo e progettuale , fungendo da punto di raccordo tra il Managing Partner, i professionisti dello Studio, le funzioni di staff e i fornitori esterni.

La posizione combina tre componenti strettamente integrate:

• supporto executive e personale al Managing Partner;
• coordinamento delle attività operative che fanno capo al Managing Partner;
• analisi e miglioramento dei processi, reportistica e trasformazione digitale.

Il ruolo richiede la capacità di alternare con naturalezza attività operative e organizzative, anche molto concrete, al presidio di progetti trasversali e iniziative di medio periodo. La persona non sostituirà le funzioni specialistiche già presenti, ma ne faciliterà il raccordo con il Managing Partner, contribuendo a istruire le questioni, raccogliere le informazioni necessarie, coordinare gli interlocutori e monitorare le attività fino alla loro conclusione.

Principali responsabilità

Processi, innovazione e trasformazione digitale

• Analizzare i flussi di lavoro, individuando criticità, ridondanze e opportunità di semplificazione, automazione ed efficientamento.
• Raccogliere e interpretare le esigenze dello Studio, supportando la definizione e l’aggiornamento di procedure e standard operativi.
• Collaborare all’introduzione di strumenti digitali e soluzioni di intelligenza artificiale, contribuendo alla raccolta dei requisiti, ai test funzionali e al collaudo prima del rilascio.
• Coordinare interlocutori interni e fornitori esterni, monitorando l’avanzamento delle iniziative.
• Accompagnare l’adozione di nuove modalità operative attraverso comunicazione, coinvolgimento e formazione.
• Supportare l’adeguamento delle prassi interne in materia di protezione dei dati personali, compliance e utilizzo dell’intelligenza artificiale, in raccordo con i consulenti competenti.

Coordinamento operativo e facilitazione organizzativa

• Presidiare il raccordo tra il Managing Partner e le funzioni responsabili di risorse umane, sistemi informativi, fornitori, amministrazione, sede e servizi generali.
• Raccogliere informazioni, documenti, preventivi e opzioni utili alle decisioni del Managing Partner.
• Monitorare attività, scadenze e passaggi successivi, assicurandone il follow-up fino alla chiusura.
• Raccogliere esigenze e criticità provenienti dalla struttura, favorendo l’allineamento tra il Managing Partner e i diversi interlocutori.
• Supportare le comunicazioni interne e l’organizzazione di riunioni ed eventi di Studio.
• Garantire, quando necessario, la continuità delle attività nei periodi di assenza delle funzioni competenti.

Reporting, procedure e knowledge management

• Raccogliere e integrare dati provenienti da differenti sistemi gestionali.
• Predisporre report direzionali, statistiche e presentazioni a supporto dei professionisti dello Studio.
• Aggiornare e migliorare i modelli di reporting, contribuendo alla loro progressiva automazione.
• Curare l’aggiornamento di procedure, prassi, modelli, istruzioni operative e materiali informativi.
• Presentare dati e indicatori in modo chiaro, sintetico e facilmente fruibile.
• Supportare la preparazione delle riunioni degli organi dello Studio, predisponendo ordini del giorno, materiali, verbali e documentazione conseguente.

Supporto executive e personale al Managing Partner

• Coordinare l’agenda professionale e personale, prevenendo sovrapposizioni e criticità.
• Organizzare riunioni, appuntamenti, trasferte, eventi e incontri professionali.
• Preparare presentazioni, report e documentazione, anche di natura riservata.
• Gestire i flussi informativi e la posta in ingresso, effettuando smistamenti, follow-up, sintesi e presidio delle scadenze.
• Curare i rapporti operativi con professionisti, consulenti, enti e interlocutori esterni.
• Supportare il Managing Partner nella gestione del network professionale e nelle attività organizzative collegate a docenza, convegni e iniziative istituzionali.
• Gestire, con assoluta discrezione, alcune incombenze personali e organizzative del Managing Partner.

Profilo ricercato

La persona ideale ha maturato 2/5 anni di esperienza in uno o più dei seguenti ambiti:

• executive assistance evoluta a supporto di partner, imprenditori o figure apicali;
• consulenza organizzativa o gestione di progetti trasversali;
• process improvement e coordinamento operativo;
• office o practice management.

Saranno valutate con particolare interesse esperienze maturate presso studi legali, notarili o professionali, società di consulenza, organizzazioni finanziarie o altri contesti caratterizzati da elevati standard professionali, processi articolati e gestione di informazioni riservate.

Formazione e competenze tecniche

È richiesto un titolo di laurea, preferibilmente in discipline giuridiche, economiche, organizzative o gestionali.

Completano il profilo:

• ottima conoscenza della lingua inglese e di quella italiana
• ottima padronanza di Microsoft 365 e familiarità con piattaforme collaborative e strumenti di work management;
• utilizzo abituale, oppure forte attitudine all’apprendimento, di strumenti di AI generativa applicati alla redazione, alla sintesi e all’analisi;
• capacità di elaborare dati, documenti, procedure, presentazioni e report;
• interesse per innovazione, automazione e trasformazione digitale.

Non è richiesta una preparazione informatica specialistica, ma la capacità di comprendere i processi e di interagire efficacemente con fornitori e interlocutori tecnologici.

Competenze personali

La posizione richiede concretezza e disponibilità a gestire sia attività progettuali e organizzative sia incombenze operative e personali, mantenendo elevati standard qualitativi anche in un contesto complesso e in continua evoluzione. Sono richieste inoltre: proattivita, problem solving, flessibilità e capacità di mediazione, oltre a discrezione e riservatezza assolute.

Sede di lavoro: Milano centro

Pacchetto retributivo previsto: 38/40k